Ürituse korraldamise ABC

Ürituste korraldamine on aeganõudev protsess, millega tasub alustada vastavalt ürituse iseloomule kuni aasta enne planeeritavat toimumisaega. Ürituste eduka toimimise tagab põhjalik planeerimine ja oskuslik korraldus. Ürituse planeerimise käigus tuleb välja selgitada selle eesmärk, iseloom ja mastaap. Seejärel saab tegeleda tehnilise korraldusega.


Ürituse planeerimine


Selleks, et tulevad üritused edukalt õnnestuks, on vajalik eelnev planeerimine. Planeerimise käigus leitakse vastused üldistele küsimustele, mis panevad paika ürituse kontseptsiooni:



  • Miks üritus korraldatakse? Ürituse eesmärk aitab paika panna ürituse formaadi.

  • Kellele üritus suunatud on? Sihtrühma määratlemine on oluline nii külaliste arvu planeerimisel kui programmi väljatöötamisel.

  • Millal ja kus üritus toimub? Ürituse kuupäeva määrates tasub arvestada ega üritus ei kattu mõne teise olulise sündmusega, mis on suunatud samale sihtrühmale.

  • Mis on eelarve? Esialgne hinnang kulutustele aitab määrata ürituse mastaapi, sponsorite vajaduse, osalustasu jms.



Ürituse korraldamine


Kui ürituse formaat ja mastaap on paigas saab tegeleda ürituse tehnilise ettevalmistusega:



  • Programm ja esinejad. Programmi koostamisel on võtmeelemendiks ürituse eesmärk. Programm peab vastama ürituse formaadile ja külaliste ootusele. Kui tegu on avaliku üritusega, tasub mõelda, kes on need esinejad, kes on vastavas sihtrühmas hetkel populaarsed.

  • Ruumide ja/või väliala rent. Asukoha valikul tasub arvestada nii ürituse formaadi, külaliste ja osalejate arvu, asukoha, kui ruumide iseloomuga. Kas valitud asukoht vastab ürituse nõuetele, näiteks lastetoa või VIP ruumi olemasolu? Kas asukoht on privaatne ja võimaldab ürituse formaadiks vajalikke tehnilisi lahendusi? Väliürituse korral tuleb arvestada ka varju võimalusega vihmase ilma korral.

  • Koostööpartnerid. Ürituse edukaks toimumiseks on vajalik tehnika, toitlustus, turvateenus, piletimüük, koristus jm teenused. Sageli osutavad mitmeid lisateenuseid ka ürituste asukohad.

  • Transport. Kuidas korraldada transport üritusele? Kas iga külaline tuleb oma transpordiga või organiseerida ühissõiduk? Kui tegu on suurema üritusega, siis on tarvis ka liikluskorralduse organiseerimine.


Ürituste korraldamise ABC aitab tulevaste ürituste planeerimist ja korraldamist lihtsamaks muuta. Aegsasti ja põhjalikult planeeritud üritus jätab ebaõnnestumisele vähe võimalust.


Vaata ka:



  • Ruumide ja välialade rent Tallinna Lauluväljakul

  • Mööbli ja tarvikute rent

  • Ürituse korraldamise ABC- kõige olulisemad punktid