Milliseid üritusi saab korraldada?

Ürituse all peetakse enamasti silmas ajutist ja ühekordset sündmust või projekti, millel on selgelt määratletud tulemuslikud, kestus- ja kulutuseesmärgid.

Mailchimpi-pildi-toorik

Üritused on oma olemuselt:



  • ajaliselt piiritletud;

  • uudne;

  • ühekordne;

  • erakorralisi ressursse vajav;

  • riskirohke;

  • keeruline planeerida;

  • keeruline juhtida;

  • konkreetse tulemusega.


Mille poolest  üritused omavahel erinevad?


Üritusi ehk sündmusi võib kategoriseerida erinevalt, kasutades väga mitmeid kriteeriume. Üritusi võib jagada väikesteks või suurteks üritusteks, mille puhul võetakse arvesse osalejate/külaliste arvu.

Kui kasutada ajalisi määratlusi ürituste tüüpide defineerimiseks, tuleks tuvastada, kas tegu on ühekordse üritusega või ürituste seeriaga. Samuti saab jagada üritusi privaatseteks ja avalikeks. Avalikud üritused jagunevad omakorda era- ja ärihuvidega üritusteks. Ühtset süsteemi sündmuste liigitamisel ei ole ning igaüks läheneb sellele nii, nagu on parasjagu meelepärasem või kasulikum.

Kõige levinum on jagada üritusi ehk sündmusi eesmärgist lähtuvalt. Samas on ka selleks väga mitmeid erinevaid võimalusi.

Eesmärgist lähtuvalt saab üritused jagada järgnevateks tüüpideks (antud loetelu on näide sündmuste mitmekesisuse kohta ja nimekirja on võimalik koostada mitmeti):



  • Kultuuriüritused – kultuurilise suunitlusega festivalid, karnevalid, religioossed sündmused, paraadid, kultuuripärandiga seotud sündmused

  • Kunsti- ja meelelahutusüritused – kontserdid, etendused, näitused ja väljapanekud, auhinnatseremooniad, aga ka meelelahutusliku eesmärgiga festivalid

  • Äri- ja kaubandusüritused – messid, turud, laadad, demonstratsioonid, esitlused, väljapanekud, reklaamüritused, heategevussündmused

  • Spordiüritused – profi- ja amatöörsportlastele korraldatud sündmused, terviseedenduslikud sündmused

  • Koosolekud, koolitus- ja teadusüritused – seminarid, töötoad, kongressid, konverentsid, sümpoosiumid

  • Rekreatiivsed üritused – spordiga seotud ja mängulised sündmused meelelahutuse eesmärgil

  • Poliitüritused – ametisse astumised, eriti tähtsate isikute (VIP) külaskäigud, poliitkampaaniad

  • Eraüritused – isiklikud sündmused nagu aastapäevad, sünnipäevad, perekondlikud tähtpäevad ja sotsiaalsed sündmused nagu peod, kokkutulekud ja pulmad

  • Korporatiivüritused – aktsionäride ja juhatuse koosolekud, pressikonverentsid, personali koolitused jne), firmapeod.


Olenemata ürituse tüübist, on vajalike oskuste pagas ning mitmed planeerimise ja korraldamise etapid üsna sarnased. Tegemist on aeganõudva ja ressursikuluka  protsessiga, mille eduka toimumise ja eesmärkide saavutamise tagab vaid põhjalik planeerimine ja oskuslik korraldus. Esmalt tulebki paika panna ürituse eesmärgid, selle iseloom ning mastaapsus.

Ürituse eesmärgi ja iseloomu määramiseks tuleks vastata küsimustele:



  • Miks üritus korraldatakse?

  • Kes on sihtgrupp?

  • Millal ja kus üritus toimub?

  • Mis on eelarve?


Enamike kogenud ürituste korraldamisega tegelevate spetsialistide ja ettevõtete nägemuse kohaselt võib lisaks eelmainitud eesmärgile vastavale jaotusele jagada üritused nende iseloomu järgi 12 erinevaks tüübiks. Allpool on toodud levinumad üritused, millega ürituse korraldajad kokku puutuvad.

1. Avamised ja lõpetamised


Enamikel juhtudel on tegemist piduliku üritusega, mis algab näiteks lindi lahti lõikamise vms demonstratiivse tegevusega. Avamis- ja lõpetamistseremooniad toimuvad enamasti pärastlõunasel või õhtusel ajal ning neid peetakse mitmepäevaste ürituste alguses/lõpus, kui soovitakse pöörduda kõigi üritusel osalejate poole korraga, et anda üritusele stardipauk või see pidulikult lõpetada. Enamasti kaasatakse avamistel ja lõpetamistel mingit sorti meelelahutust ning olemas on kindlaks määratud programm.

2. Lansseerimisüritused


Lansseerimisüritused on äri- ja kaubandussündmused, mille käigus esitletakse ettevõtte uut turule tulnud toodet või teenust valitud inimeste grupile. Tegemist on üldjuhul särava üritusega, mis peaks külalistes tekitama elevust ning huvi uue toote/teenuse vastu. Kohale kutsutakse press ja prominentsed isikud ning peetakse ka äärmiselt olulisel kohal olev ettekanne toote/teenuse kohta. Tihtipeale jagatakse kingitusi vms reklaammeeneid.

3. Vastuvõtud ja auhinnatseremooniad


Sellist laadi üritused on enamasti kõrgetasemelised ja väga pidulikud, näiteks võib tuua presidendi vastuvõtu Eesti Vabariigi aastapäeval, mis on kõige pidulikum üritus kogu aasta jooksul. Vastuvõttudel ja auhinnatseremooniatel on tihtipeale fikseeritud kindel algus ja lõpp. Auhinnatseremooniad on väga hea viis, kuidas tänada ja hinnata organisatsiooni säravamaid tähti ja teenekaid liikmeid. Kui tegemist on banketiga, tähendab see laua taga istumist, aga korraldatakse ka püstijala vastuvõtte ehk fourchette üritusi.

4. Ettevõtete ja töötajate tähtpäevad


Ettevõtete ja selle töötajate tähtpäevade tähistamine motiveerivad ja vahel ka arendavad meeskonda. Tegemist on pigem meelelahutuslikku tüüpi üritustega, mille jooksul tunnustatakse töötajaid või ettevõtet ennast, aga luuakse ka meeskonnatunnet ja näidatakse, et ettevõte hoolib töötajatest ning panustab sellesse, et olulisi tähtpäevi meeles pidada.

5. Seminarid, foorumid, konverentsid


Konverentse, foorumeid ja seminare on väga erinevaid. Tegemist võib olla teadusliku konverentsi või foorumiga, kuhu kogunevad oma ala tippteadlased, et uurimistulemusi ja teaduslikke saavutusi omavahel jagada, aga ka koolituse tüüpi konverentsi või seminariga, kus kas müügiinimesed, reklaamispetsialistid, juristid või mõne muu valdkonna esindajad oma oskusi täiendavad. Foorumi puhul on tegemist mitteformaalse atmosfääriga sündmusega, mis on korraldatud mingil teemal diskuteerimiseks. Konverents seevastu on suurema osalejate arvuga ning pikema kestusega kombinatsioon seminaridest, foorumitest, aga ka debattidest ja töötubadest jne. Mõnikord algab konverents või foorum avamistseremooniaga ja/või lõpeb piduliku vastuvõtuga. Taoliste sündmuste puhul soovitatakse kasutada professionaalse ürituste korraldaja teenuseid. Seminarid on võrreldes foorumi või konverentsiga pigem väiksema mastaabi ja õpetliku sisuga üritused. Olulisel kohal on moderaator ja läbiviija. Professionaalsed konverentside korraldajad on näiteks Äripäev ja Pärnu Konverentsid, kes pakuvad regulaarselt kõrgetasemelisi konverentse.

6. Kliendisündmused


Kliendiüritused on pikaajaliste äriliste traditsioonide tähtis osa, mille käigus tehakse kokkuvõtteid, kuidas ettevõttel on läinud, tähistatakse saavutusi, tutvustatakse uusi tooteid/teenused, võtmetöötajaid vms. Siinkohal segunevad meelelahutuslik ja professionaalne maailm ning oluline on saavutada sobilik ürituse atmosfäär.

7. Müügiedendus- ja toetus


Müüki edendavad ja toetavad üritused on tihtipeale seotud mingi konkreetse toote või teenusega, mida tutvustatakse või reklaamitakse klientidele või koostööpartneritele. Eesmärgiks on tootele või teenusele müügitoetust pakkuda, selle vastu huvi tekitada ning sellega müüginumbreid kasvatada.

Tooteesitluse üritus on üheks müüki edendavaks ja toetavaks sündmuseks, mis sarnaneb lansseerimisüritusele. Erinevuseks võib tuua selle, et pärast toote või teenuse tutvustamist, toimub ka väike vastuvõtt. Üritus ise ei ole enamasti niivõrd suurejooneline kui lansseerimine või pidulik nagu avamistseremoonia, vaid jääb pigem tagasihoidlikuks.

8. Laadad, näitused ja messid


Näitused ja messid on pigem ärilise suunitlusega suurüritused, kus ettevõtted eksponeerivad oma tooteid ja teenuseid. Laadad võivad olla ka kohalikul tasandil toimuvad kogukondlikud sündmused. Laadad on kindlasti meelelahutuslikumad kui näitused või messid. Näiteks karjääri- või kindla valdkonna alased messid on populaarsed üritused, mis viivad kokku pakkujad ja ostjad. Pakkujad saavad demonstreerida oma viimaseid tooteid ja innovaatilisi lahendusi, karjäärimessidel otsitakse oma ettevõttesse uusi talente. Suure osalejatearvuga näitusi ja messe korraldatakse näiteks Eesti Näituste Messikeskuses Tallinnas ja ka Tartu Messikeskuses. Üks populaarsemaid laatasid Eestis on jõululaat, mis toimub Tallinnas Raekoja platsil jõulupühade ajal.

9. Avatud uste päevad


Avatud ehk lahtiste uste päevad on üldsusele avalik üritus, mille käigus kutsutakse ja võõrustatakse laiemat avalikkust oma organisatsioonis või asutuses. Avatud uste päevi korraldavad näiteks õppe- ja kultuuriasutused meelitamaks ligi uusi õppureid ja külastajaid, aga ka riigi- ja valitsusinstitutsioonid, et olla oma tegemistes läbipaistvamad. Avatud uste päevi korraldavad näiteks Tartu Ülikool, aga ka Riigikogu.

10. Tänu- ja stiimulüritused


Tänu- ja stiimulüritusteks peetakse tunnustavaid ja motiveerivaid sündmusi, mis pakuvad organisatsiooni liikmetele julgustust ning ajendavad neid organisatsiooni panustama. Tänuürituste käigus tänatakse ja hinnatakse silma paistnud inimesi, mille eesmärgiks on sarnaselt stiimulüritusega innustada ja tegudele ergutada. Üheks tuntud tänuürituseks on näiteks Eestimaa Uhkus.

11. Põnev, tervistav ja arendav


Sellesse kategooriasse sobitub igasugune eripärane, tervist või vaimu arendav ning huvitav sündmus, mis teiste ürituste tüüpide alla ei klassifitseeru. Siinkohal võib tegemist olla rekreatiivse ürituse, elamusi pakkuva või hariva/arendava sündmusega, mille korraldamisel on olulisel kohal innovatiivne lähenemine ja uued huvitavad lahendused.

12. Pere- ja lasteüritused


Pereürituste alla kuuluvad nii pulmad, sünnipäevapeod kui ka peied. Peied viiakse läbi tavaliselt banketi stiilis (istutakse pika laua taga) ja kuna tegemist on kurva sündmusega, siis kasutatakse vastavat sümboolikat (mustad lindid, küünlad).

Pulmade puhul on planeerimise protsess tihti 1-2 aastat ning tegemist on väga piduliku sündmusega, kus dekoratsioonid on olulisel kohal. Soovituslik on kasutada professionaalse pulmaplaneerija abi. Pulmad on enamasti läbimõeldud programmiga, lisaks figureerivad esinejad, õhtujuht, traditsioonilised mängud ning külluslik toidulaud.

Sünnipäevapidusid võib olla väga erinevaid – nii formaalsed kui ka pigem vabas vormis kogunemised. Lisaks saab need jagada laste ja täiskasvanute sünnipäevapidudeks. Laste sünnipäevapeod on tihtipeale stiilipeod, mille jooksul toimuvad temaatilised mängud ning tegevused ja lapsed saavad kostüüme kanda.

 

Kui ürituse eesmärgid, iseloom ja mastaap on paigas, saab tegeleda ürituse tehnilise ettevalmistusega, mis sisaldab programmi ja esinejate paika panemist, ruumide ja alade renti, koostööpartnerite leidmist ja transpordi korraldamist.