Kuidas korraldada ürituse meelelahutus?

Ürituste korraldamisel ning programmi koostamisel tuleb korraldusmeeskonnal kokku puutuda erinevate esinejatega, kes pakuksid üritusel meelelahutust. Esinejat valides ja tellides tuleb kõigepealt arvestada ürituse tüübi ja külalistega, aga ka eelarve võimaluste, toimumiskoha ja ruumide eripära ning mitmete teiste teguritega. Lisaks on olulisel kohal läbimõeldud kommunikatsioon esinejatega, erinevad logistilised kaalutlused, esinejate ajakava, varustus ja tehnika. Siin on mõned soovitused korraldamaks suurepärast üritust meeldejäävate esinemistega.

Blogi (2)

Kui soovid üritusele esinejat


Muusikalise esineja valimisel on kasulik teada, millised on külaliste muusikalised eelistused ning mis sobib konkreetse ürituse jaoks. Muusikastiilid ja sellest tulenevalt ka koosseisud on väga varieeruvad (klassika, koorimuusika, rokkmuusika, tantsumuusika jne). Lisaks muusikalistele esinejatele saab oma üritusele kutsuda tantsijad, õhtujuhi, kõnelejad ja ettekannete tegijad või teisi meelelahutajaid nagu mustkunstnikke, akrobaate, koomikuid jne.

Esinejate kaasamisel oma üritustesse tuleks alati valmis olla ootamatusteks ehk n-ö mustaks stsenaariumiks. Mõeldes: „Mida teha siis, kui …“, saab juba varakult määratleda võimalikud riskid. Seetõttu on esinejate valikul soovitav leida ka varuesineja juhuks, kui ammu kokkulepitud esineja veidi aega enne ürituse toimumist oma esinemisest ära ütleb, tuues põhjuseks haigestumise.

Peamine esinejatega suhtlemisel ja tegelemisel


Kui suhtled otse artistiga, siis anna esinejale juba tellimisel teada, mis tüüpi üritusega on tegu (pidu, kontsert, taustamuusika), mis kuupäeval sündmus toimub, mis on orienteeruv esinemise kellaaeg, kui pikk peaks olema esinemine jms. Lepi kohe kokku, mis on esinemistasu vastavalt eelpool mainitud näitajatele ja kuidas tasumine toimub. Väga oluline on küsida, kas hind sisaldab vajalikku tehnikat või on tarvis midagi juurde tellida. Hoidmaks ära arusaamatusi, oleks suureks abiks kirjalik leping, kus täpselt kirjas tellija soovid, esinemise kellaajad, esinemistasud ja tasumise kord.

Esinemise korraldamisel kontrolli üle:



  • tehnilised detailid ehk heli- ja valgustehnika võimalused, elektrivarustus ja vajalikud pistikupesad;

  • ruumi, lava ja toimumiskoha eripärad nt akustika, milliseid eriefekte ja konstruktsioone tohib kasutada, ruumi jaotus esinejate ja osalejate jaoks;

  • varikatuse võimalus esinejatele ja aparatuurile välisürituse korral.


Kui lava soovivad kasutada ka teised esinejad, siis tuleb kohe alguses see tehnika ülesseadmisel kokku leppida. Oluline on tagada igale artistile sobivad tingimused (lava, valgus, akustika jne), ettevalmistuse ning puhkamise võimalused, proovitegemine jms, et esinemine oleks võimalikult nauditav nii artisti kui ka külaliste jaoks.

Lisaks on oluline arvestada, et artisti ülesandeks on oma muusika/etteaste esitamine, seega ei tohi lootma jääda, et see artist kogu ürituse helindamise või muude tegevuste eest vastutaks. Taustamuusika ning esinemiste vaheaegadel kõlava muusika ja selle jaoks vajaliku tehnika eest peaks hoolt kandma ürituse läbiviija.

Kasulikud soovitused kommunikatsioonis:



  • Väga oluline on esinejale juba tellimisel selgitada, mida temalt oodatakse, mis tüüpi üritusega on tegu, mis on ligikaudne ajakava, kes on külalised jms.

  • Pidage esinejaga sidet kirja teel, et hiljem oleks võimalik järele vaadata, kas ja millele antud esineja nõusoleku andis. Kui peate ühendust telefoni teel, kirjutage vestluse kohta alati lühikokkuvõte.

  • Veidi enne ürituse toimumist peaksid korraldajad saatma esinejale ülevaate, milles sisaldub ürituse aeg ja koht, programm ning ajakava, esineja roll ja ootused tema suunas. Samuti juhised toimumiskohas ringi liikumiseks ning kontaktisiku andmed. See on esinejale ühtlasi ka meeldetuletuseks, et ta ei unustaks kohale ilmuda.


Ajakava olulisus


Esinejaga tuleb eelnevalt kokku leppida täpsed esinemise alguse ja lõpu kellaajad ning kui pikk on esinemine, sest artisti aeg on väärtuslik. Seda infot on vaja ka õhtujuhil. Kasulik on koostada esinejate jaoks eraldi ajakava, mis võtab arvesse kogu esineja liikumise ning tegevuse ürituse jooksul. Artistil võiks olla eraldatud sissepääs üritusele ja kindlad liikumisteed, kuidas ta jõuab oma ruumideni ning sealt edasi lavale.

Võib juhtuda, et esineja peab varem kohale tulema, sest ürituse käigus on liikumine raskendatud. Kindlasti peab võimaldama, et artist saaks oma varustusega kontsertpaigale võimalikult lähedale ning tehnika õigeaegselt vajalikku kohta toimetatud.

Heliproov ehk soundcheck


Lepi artistidega kokku heliproovi ehk soundcheck’i aeg, mis on hea esinemise oluliseks eduteguriks. Jäta meelde, et viimasena esineva artisti heliproov peaks toimuma esimesena ja nii edasi, et esimesena lavale minev koosseis saaks oma heliproovi viimasena läbi teha. Selline järjekord lihtsustab tehnika ülespanekut ja muud logistikat. Heliproov võib kesta vastavalt koosseisust ja üritusest 15 kuni 90 minutit, seega tuleb see varakult kokku leppida ja planeerida ajakavasse. Oluline on arvestada ka kahe heliproovi tegeva esineja vahele piisavalt aega, et eelmise esineja tehnika maha võtta ja järgmise oma üles panna. Näiteks üks soundcheck kestab umbkaudu 45 minutit, tehnika mahavõtmine ja ülespanek 20 minutit ja nii edasi. Heliproov võiks alati lõppeda enne külaliste/kuulajate saabumist sündmuspaika ja selle jaoks tasub alati planeerida pigem rohkem aega, sest alati võib ette tulla ootamatusi, mis nihutavad ajakava edasi.

Esinejate kontaktisiku roll


Nii enne üritust, selle jooksul kui ka pärast ürituse toimumist peab esinejate eest hoolitsema üks keskne kontaktisik, kes suhtleb esinejatega ja lahendab tekkinud probleeme. Kontaktisik juhendab eelnevalt, kuidas ja millal esineja kohale peab tulema, mis kell ja kus peab olema ehk hoolitseb kogu ajakava toimimise eest. Lisaks peab kontaktisik korraldama kogu esinejatega seotud logistika (tehnika, varustus ja transport), tagama sobilikud ruumid ja tingimused esinejatele ning tagama, et esineja liikumine toimumiskohas oleks võimalikult sujuv.

Tihtipeale tegeleb esinejatega lavamanager, kes on kogu üritusega kursis, omab teatud tehnilisi teadmisi ning reageerib kiiresti olukorrale. Väiksema ürituse puhul võib ka peakorraldaja olla esinejate kontaktisik.

Lavatagune ehk backstage


Esinejatega tuleks käituda viisakalt ja vastutulelikult ning hoolitseda, et neil oleks oma puhke- ja ettevalmistusruum või muu eraldatud ala ehk backstage. Esineja jaoks on oluline, et tal oleks oma koht, kus ta saaks riideid vahetada, hoida helitehnikat/pille ning puhata enne/pärast esinemist. Ruumis võiks olla võimalusel riidenagid, peegel, pesemisvõimalus ning mõned pudelid vett. Tihtilugu on artistidel ka nimekiri asjadest, mida neil kindlasti tarvis on.

Mida arvestada eelarve koostamisel?


Kui pole varemalt kogemust esinejate tellimise või eelarve koostamisega, siis võib konsulteerida ürituste korraldajatega, kellel suurem kogemus, et saada paremat ettekujutust kõikvõimalikest kulutustest. Arvesse tuleb võtta see, et iga esineja ootab oma töö eest väärilist tasu - täpsem hind sõltub artistist ning arvestama peab miinimumtasuga, mille eest ollakse valmis oma loomingut esitama. Lisaks esinemistasudele peab eelarvesse kandma ka muud kulud, näiteks transport, majutus, joogid, suupisted ning toidud, mis on mõeldud esinejatele puhkeruumis nautimiseks.
Soovitatav on kokku leppida esinejate tasu osalises ettemaksus, kuna esinejatel on töögraafik väga pikalt paigas (pool aastat ja enamgi) ja et mõlemad pooled oleksid kindlad, et üritus toimub ning viimasel hetkel kokkuleppest ei taganetaks. Kogu esinejatega arveldamise kord peaks olema üritust ettevalmistades läbimõeldud ja kokkulepitud.

Kui soovid esinemise eest saada arvet ettevõttele, siis kindlasti küsi üle, kas see võimalus on olemas, sest paraku paljudel esinejatel ei ole tänaseni võimalust arvet esitada. Kui arve on kindlasti vajalik, siis soovitame tellida bänd mõnest agentuurist või bändide vahendusega tegelevalt ettevõttelt, kuid sel juhul samuti veenduda enne vahendaja usaldusväärsuses.