Ajakava koostamise kunst

Kuidas aega ratsionaalselt jaotada? Üritusi korraldades jääb alati „üks päev puudu“. Ehk ükskõik kui hästi tegevusi ka planeerida, parimad mõtted kipuvad tulema ikkagi viimasel minutil või isegi pärast üritust ja arvestada tuleb sellega, et mingid asjaolud võivad ootamatult muutuda, mistõttu tuleb olla pidevalt valmis kiiresti reageerida.

Ürituse ajakava võib mõista mitmeti. Ajakava laiendatud variant on tegevuskava, milles sisaldub lisaks ürituse toimumisaja tegevustele ka eel- ja järeltöö. Tegevuskava võib koostada ajast lähtudes, mida on hea võtta järgmise ürituse aluseks ning seda vastavalt täiendada. Teiseks võimaluseks on koostada see peamiselt tegevustest lähtudes, mille puhul pole ajaline määratlus kõige olulisem.

Üritus peaks saama peensusteni lahti kirjutatud ürituse stsenaariumis, millest külalistele on nähtav vaid hädavajalik ehk toimumispäeva(d) või ürituse ajakava.

blogi

Milles seisneb ajakava vajalikkus ürituse ettevalmistuses?



  • Hea ajakava aitab ära hoida unustamisi ja vigu!

  • Hoia ajakava aktuaalsena – ajakava peab olema piisavalt paindlik, et seda saaks vajadusel uuendada.

  • Jäta ajakavasse väikesed varud, sest asjad ei lähe nii nagu planeeritud.

  • Mitme partneri kaasamise ja keerukama ajakava puhul on kaval ajakavasse sisse arvestada pikem n-ö puhveraeg erinevate tegevuste jaoks.

  • Kui kogu projektimeeskond on kursis ajakavaga, on kõigil pidev ülevaade meeskonna tegevustest.


Ürituse ettevalmistamise ajakava ehk enne üritust


Ettevalmistusega tuleb alustada varakult! Sellisel viisil jääb organiseerijatele piisavalt aega ning kogu üritus on edukam. Hea mõte on koostada ürituse ettevalmistamise ajakava, mis sisaldaks võimalusel kõiki tegevusi, tähtaegu ja kokkusaamisi.

Edukal projektil peab kindlasti olema ajakava, kuhu on märgitud olulised ürituse verstapostid idee sündimise päevast ürituse toimumise ajani: millal mingi vaheetapp peab valmis olema või mingi eesmärk saavutatud. Ürituse ajakava kokkupanekuks võib luua väikese töörühma, kes arutab kogu ajakava läbi ning paneb paika tegevuste ajajoone koos vastutusaladega. Sama oluline on ajakava pidev kontroll, et ürituse korraldamine oleks pidevalt planeeritud ajaraamides.

Planeeri ajakava algul vastavalt olemasolevatele andmetele üsna detailselt, aga ka piisavalt paindlikult. Hiljem uue informatsiooniga plaani täiendades, saab ajakava veelgi täpsemaks muuta.

Ka igasugused broneeringud ja reserveeringud tuleb teha varakult: ära unusta ruume, vahendeid, transporti, majutust, toitlustamist, auhindu jms. Ajakavas tuleb paika panna ka pealtnäha kõrvalised detailid ehk mis kell alustatakse:

  • ruumide eelkoristusega;

  • ruumide kaunistamisega;

  • transpordi teostamisega;

  • tehnika paigaldamisega;

  • toitlustuse ettevalmistamisega;

  • ja millal kõik asjad ürituseks valmis peavad olema;

  • ürituse kokkupanemisega..


Valmisoleku kellaaega ei anna nihutada ka kõige parema tahtmise juures ning uste avanemist ja „vaikust majas“ peab lahutama minimaalselt 45 minutit. Vähemalt tund varem peavad kohal olema ja oma heliproovi teinud kõik esinejad, kaasa arvatud õhtu juhid, mille eest vastutab lavamanager või projektijuht. Mitme esineja puhul tuleks heliproovid teha esinemisele vastupidises järjekorras ning iga esineja jaoks arvestada vähemalt 1 tund heliproovi. Keerulisema produktsiooni juures tuleb teha kogu ürituse läbimäng ja sinna lisandub ka puhveraeg läbimängul tekkinud probleemide lahendamiseks.

Millal üritus korraldada?


Ürituse üldine toimumisaeg tuleks valida nii, et see sobiks võimalikult paljudele soovitud huvilistele või huvirühmadele ja et samal ajal ja samas kohas ei oleks muid sarnaseid üritusi. Ettevõttesiseseid infoüritusi korraldades tasuks ajakava planeerides lähtuda eelkõige ettevõtmise eesmärgist.

Milliseid nädalapäevi ürituste korraldamisel eelistada sõltub täiesti firma töökorraldusest ning valdkonnast. Kui restorani ja hotellitöötajatele sobivad üritusteks hästi ka pühapäevad või esmaspäevad, siis kontoriinimeste puhul tasuks eelistada nädala teise poolde jäävaid päevi.

Konverentsideks sobivad kõige paremini kolmapäev või neljapäev – inimesed on sel ajal kenasti olemas ja enamasti ka osalevad. Kliendisündmus või esitlus võiks toimuda samuti nädala sees. Firmades, kus tööaeg on reeglina esmaspäevast reedeni, võib firmapidusid teha reedel või laupäeval. Siinjuhul tasuks arvestada ka töötajate soovide ja eelistustega, sest vahel ei taheta oma vabast ajast ja nädalavahetuste arvel tööüritustel käia.

Ürituse ajakava ehk ürituse päev


Ürituse ajakava on dokument, kus on kirjas kõik üritusega seonduv ja toimumiskuupäevadel toimuvad tegevused kella-ajalise täpsusega. See on võimalikult täpne ajaline plaan tegevustest, kus on muuhulgas määratletud ürituse algus, tegevused või võistlused ning üleminekud tegevuselt tegevusele, puhkepausid, sõnavõtud, toitlustamine, isetegevus jm esinemised, kokkuvõtted, ärasõit.

Ürituse detailne ajakava tuleb koostada lähtuvalt üritusest. Arvesse tuleb võtta külaliste/osalejate saabumine ja kui kaugelt nad kohale tulevad, tervitusjoogid, kõned jne. Kindlaid nõuandeid anda on suhteliselt raske, aga hea tava on, et kaost sisse ei planeerita ning jälgima peab pisidetaile.

Kui pikalt peaksid erinevad üritused kestma?


Ürituse kestust planeerides tasuks esmalt arvestada, mis tüüpi üritusega on tegemist. Kui on tegemist ettevõtmisega, mis eeldab enamikult osalejatelt pikemat kohalesõitu, tasub see kindlasti sündmuse algusaja valikul arvesse võtta.

Näiteks konverentsid võivad olla väga erineva pikkusega, kuid üle kaheksa tunni järjest koos pausidega ei peaks kestma ükski akadeemiline konverentsipäev. Konverentse korraldades tuleks kindlasti arvestada esinejate ajagraafikuga, eriti kui osalemas on kõnelejaid/esinejaid väljaspoolt Eestit. Oluline on järgida varem kokkulepitud ajakava ning vältida esinemisaegade muutusi ja venimajäämisi.

Kliendisündmuste kestus võiks jääda kolme tunni piiresse – see on piisav aeg klientidega suhtlemiseks, uudiste rääkimiseks, neile meelelahutuse ja hõrgutiste pakkumiseks. Jõulupeod seevastu võiksid kesta kuni kuus tundi. Selle ajavahemiku saab täita hea meelelahutuse, söögi ja joogiga.

Samal ajal tasuks jälgida, et kliendiürituste ja jõulupidude puhul ei oleks programm jälle liiga tihe. Aega peaks jääma ka üksteisega suhtlemiseks ja niisama olemiseks. Samuti oleks mõistlik varuaega planeerida erinevatele esinejatele või etteastetele.

Liiga tihe ajakava lämmatab ürituse


Peamine viga, mida tehakse, on aja üle planeerimine. Soovitakse kogu sündmuse ajakavva liiga palju tegevusi sisse suruda, kartuses, et muidu hakkab inimestel igav. Tegemist on aga vale arusaamaga – näiteks jõulupidudel, konverentsidel jne tulebki jätta aega ja ruumi inimeste omavaheliseks suhtluseks ja nn vaba aja veetmiseks. Tavainimeste tööpäevad on niigi täis kellaaja peale tormamist ja jooksmist – üritustel võiks anda inimestele aega hingata ja rahulikult omavahel sotsialiseeruda.

Samas, tahtes saada osalejatelt aktiivset kaasamõtlemist ja panust, vajavad inimesed rütmilist päevakava, mis ei lase mõtteid mujale ja hoiab vaimu värskena. Läbimõeldud peaksid olema ka pausid, toidukorrad ja muu ülesehitus.

Arvesta osalejatega


Ürituse ajakava koostades tuleks kindlasti läbi mõelda, kes on see publik, kes kokku tuleb – kas üks- või kakskeelne, milline on peamine vanusegrupp ning naiste, meeste osakaal. Eriti oluline on see meelelahutuslike tegevuste planeerimisel. Ära ei tohiks unustada ka peamist – mis on sündmuse üldine eesmärk. See aitab sündmust sihtgrupile meelepäraselt korraldada.

Näidisajakavad


Konverents


09.00 Registreerumine ja hommikukohv

09.30 Konverentsi avamine

09.40 Ettekanded

11.00 Kohvipaus

11.20 Ettekanded jätkuvad

13.00 Lõuna

14.00 Ettekanded jätkuvad

15.15 Kohvipaus

15.30 Ettekanded jätkuvad

16.45 Päeva lõpetamine

Kliendiüritus


18.00  Kogunemine ja tervitusjook

18.30  Tervitussõnavõtud

18.45  Suupisted ja vestlus – taustaks elav muusika

19.45  Tegevus õhtujuhi või kutsuja poolt

20.00  Üllatusetteaste

20.30  Magustoit – taustaks elav muusika

20.55  Õhtujuhi tänusõnad külalistele

Jõulupidu


19.00 Kogunemine ja tervitusjook

19.30 Õhtusöök (soovi korral firmajuhi avasõna)

20.30 Muusikaline tausta-tantsumuusika

21.30 Õhtu meelelahutuslikud etteasted

22.30 Muusikaline tausta-tantsumuusika

23.30 Jõuluvana külaskäik

00.30 Lõppsõnad ja -tants

Ajakava koostamisel pea meeles:



  • Pane esmalt paika sündmuse eesmärk ja sihtgrupp, alles seejärel koosta ajakava ja vali koht.

  • Konverentse ja kliendiüritusi korralda soovitavalt nädala keskel või teises pooles, firmapidusid nädala lõpus.

  • Arvesta sellega, et näiteks konverentsipäev võiks kesta maksimaalselt kaheksa tundi,  firmapidu näiteks kuus ja kliendiüritus umbes kolm tundi.

  • Sündmuse algusaeg vali lähtuvalt toimumise asukohast – jäta külalistele piisavalt aega kohale- ja kojusõiduks.

  • Mõtle läbi ürituse kava – pausid, toidukorrad, etteasted, kas vajad moderaatorit, meelelahutajaid jne.

  • Jäta aega vestluseks ja niisama olemiseks. Ajakava võiks olla rütmikas, aga aega võiks arvestada ka suhtlemiseks ning puhkamiseks.