3 nippi, kuidas rahaasjad ürituste korraldamisel kontrolli alla saada

Enam kui 80% turundajatest on arvamusel, et live-sündmused on väga oluline osa ettevõtete eduloost. Veel üks fakt: peod on hädavajalikud. Ja selleks et nende korraldamisel sujuks kõik kui lepase reega, tuleb üritusega seonduvad vajalikud detailid hoolega läbi mõelda. Seejuures tuleks erilist tähelepanu pöörata just finantspoolele. Sest nagu me teame, peitub kurat just pisiasjades.  

Ürituse planeerimineÄgedaid sündmuseid saab luua mitmeti: palgata professionaalne koostööpartner või teha kõik algusest lõpuni ise. Meie arvame, et abi on alati mõistlik paluda. Sel juhul tuleks tähelepanu pöörata pakkumistes esinevatele n-ö peidetud kuludele, mis tekitavad tihti illusiooni, et antud pakkumine on soodsam, kui see tegelikult on. Või tundub mõne konkureeriva ettevõtte pakkumine on soodsam, kuna sellest puuduvad mõned (tegelikult asjakohased) eelarveread. Või otsustad ettevõttele hoopis “teene teha” ja mõned read pakkumisest maha arvata ning need ise ära korraldada. See võib küll õnnestuda, kuid reaalsus näitab siiski pigem seda, et niimoodi hammustab esialgu madalamana tundunud eelarve Sind varem või hiljem hoopis rahakotist.

Mis need peidetud kulud siis ikkagi on?


Toome 3 näidet peidetud kuludest, mis võivad eelarve viimasel minutil uppi lüüa ning ürituse tunduvalt kallimaks muuta, kui see esmajoones planeeritud oli. Põhjus selles, et algselt kavandatud ja kinnitatud plaani tuleb muuta või paremaks teha, sest ilmnevad tegevused, mida arvasite mitte vajavat.

  • Teenused, mida justkui vaja ei ole. Näiteks transport. Võib küll tunduda, et koostööpartneri poolt pakutav transporditeenus on kallis, kuid tegelikult läheb seda nii ehk naa tarvis. Üldjuhul on see ka tunduvalt soodsam pakkumisse sissekirjutatuna, kui ise kolmandate osapoolte kaudu otsima hakates. Tihtipeale on teenusepakkujal oma partneritega soodsad koostöölepped sõlmitud, mistõttu on teenus ka tunduvalt odavam kui neid ise palgates. Vaata ka: bänd, garderoobi töötajad, fotograaf jms.

  • Ära alahinda projektijuhi abi. Meil kõigil esineb aegajalt neid momente, mil arvame, et suudame vee peal kõndida ning asju teistest palju paremini teha. Tegelikult on asjatundmatul tegutsemisel tulemus pigem üsna nadi ning aega ja raha kulus ka selle tegemiseks palju rohkem. Seega ‒ usalda professionaali!

  • Tellitud söök ja jook = kutsutute arv (ja veel natuke lisaks). On ikka kohutavalt kurb küll, kui muidu väga vingel peol saavad söök ja jook ootamatult otsa. Lisaks sellele, et peab ad hoc kuskilt kvaliteetseid peosnäkke otsima tormama, ei ole see kindlasti hea ka ettevõtte mainele. Sest tühjaks jäänud kõht ja kuivav kurk ei ole just parimad saadikud. Kui arvestus läkski veidi nihu ning üle jäi liiga palju toitu, siis saab selle alati toidupankadele annetada või töötajatele/pidulistele esteetilise penipaunana kaasa anda.


Niiet ajage näpuga korralikult järge, mõõtke kõik vajalik üheksa korda enne lõikamist üle ning toredat peo planeerimist! Kui tekkis täiendavaid küsimusi eelarvestamise kohta, siis võta meiega julgelt ühendust! Loe ka Tallinna Lauluväljaku peoruumidest ning tutvu meie nõuannetega, kui ilmaga peopäeval kehvasti läheb.