Ürituse korraldamine algab idee leidmisest ja kontseptsiooni, briifi ning tegevuskava koostamisest. Mida detailsemalt ja põhjalikumalt kontseptsiooni paika paned, seda tõenäolisemalt õnnestuvad järgnevad tegevused.

Kontseptsiooni koostamisel vasta küsimustele

Hea ürituse kontseptsioon sobib kokku korraldava organisatsiooni maine, väärtuste ja strateegiaga. Kontseptsioon mängib olulist rolli ürituse õnnestumisel, olles aluseks nii briifi kui tegevuskava koostamisel. Ühtset arusaama ja lähenemist üritusele aitab paika panna alljärgnevatele võtmeküsimustele vastamine.

Miks ja kellele?

Miks sa üritust korraldad ja keda osalema ootad? Oodatud külaliste ehk sihtrühma vajaduste ning huvide tuvastamine aitab sul kogu sündmust paremini organiseerida. Nii on lihtsam paika panna ürituse eesmärki, formaati ning planeerida just sellist sisu ja väärtust, mis oodatud külalisi kõnetab. Selge visioon võimaldab üritust efektiivselt turundada nii osalejate kui ka sponsorite hulgas.

Mis ja kus?

Mis on ürituse peamine eesmärk? Hea eesmärk on konkreetne, mõõdetav, saavutatav, realistlik ja ajastatud. Mis laadi (mess, konverents, töötuba, pidu vm) võiks üritus olla ja millised on ürituse läbivad teemad? Kui need küsimused on paika saanud, saad hakata mõtlema ka juba toimumiskoha valikule. Asukoha valikul pea silmas nii sellele head ligipääsetavust ja parkimisvõimalusi kui ka ruumide sobivust ning suurust.

Kuidas?

Järgmisena hinda inimressursse. Milliseid kogemusi ja oskuseid planeeritava ürituse korraldamine eeldab? Kas paned kokku meeskonna ise, küsid organiseerimiseks abi ürituste korraldamise agentuurist või ürituse toimumiskohast? Näiteks Lauluväljakul toimuvad sündmusi aitavad läbi viia meie kogenud projektijuhid Heli, Angela ja Paula.

Millal?

Toimumisaja määramisel võta arvesse selle sobivust sihtrühma jaoks, riiklikke ja piirkondlikke pidustusi ning suursündmusi, samuti aastaajalisi iseärasusi ja ilmastikutingimusi. Millal küsimusele vastamine aitab paika panna ka ürituse korraldamise ajakava.

Kui palju?

Kui palju saad üritusele kulutada? Anna esialgne hinnang eeldatava eelarve suurusele. Seejärel saad otsustada, kas on vaja leida sponsoreid või taotleda toetusi. Kui üritusel on piletid, ära unusta ka nendega arvestada.

Läbimõeldud kontseptsioon lihtsustab briifi koostamist

Kui oled ürituse kontseptsiooni paika saanud, järgneb briifi ehk ürituse lühijuhendi ja lähteülesande koostamine. Kuna kontseptsioonis ja briifis kattuvad mitmed punktid, hõlbustab detailselt paika pandud kontseptsioon briifi kirjutamist.

Mida suurem ja pikem üritus, seda põhjalikum peab olema ka briif. Korralik briif annab ürituse organiseerijale selge lähteülesande ning tagab ürituse eesmärgist ja sisust ühese arusaamise. Samuti on briif abiks toimunud üritusele hinnangu andmisel – kas eesmärgid said täidetud, kas jäite eelarve piiridesse jne.

Briifi olulisemad osad

• põhjus ürituse korraldamiseks,
• ürituse eesmärk,
• sihtrühm ehk milliseid inimesi osalema ootad,
• ürituse sisu ja seal edastatavad sõnumid,
• toimumise kuupäev ja kellaaeg,
• toimumiskoht (ja vajadusel transport),
• külaliste arv,
• korraldusmeeskond,
• eelarve,
• sinu ootused üritusele,
• muud kommentaarid.

Kui oled varem sama üritust läbi viinud, lisa informatsioon ka selle kohta ning vajadusel täpsusta, millised osad võiksid samaks jääda ja kus uudset lähenemist ootad.

Kui saadad briifi ürituse organiseerijale ning potentsiaalsetele koostööpartneritele, lisa ka kontaktandmed ja määratle aeg, millal ootad tagasisidet või hinnapakkumist.

Kokkuvõte

Ürituse kontseptsiooni ja briifi koostamise järel oled läbi mõelnud kriitilised tegurid:

• Aeg – millal üritus toimub ja kui pikk on ettevalmistusperiood?
• Raha – kuidas katad ürituse kulud, kas toimub piletimüük, on vaja leida sponsoreid?
• Sisu – mis üritusel toimub, kas tellida esinejad?
• Korraldajad – kas korraldad ise, tellid agentuurist või kasutad koostööpartnerite abi?

Ära unusta, et ürituse korraldamine on edukas vaid siis, kui põhjalikule planeerimisele järgneb ka oskuslik elluviimine.

Loe ka: ,,Korraldusmeeskonna moodustamise ning juhtimise A ja O”