Aeg on ürituse korraldamisel üks olulisemaid tegureid. Kui kriitilised tegevused jäävad õigeaegselt tegemata, võib tulemuseks olla sündmuse edasilükkumine või ärajäämine. Samas on loomulik, et kõike üksinda organiseerida ei jõua – oluline on moodustada meeskond, millele saaksid loota ja kindel olla. Kirjutame sellest, millest korraldusmeeskonna moodustamisel alustada ja anname nõuandeid meeskonnasisese kommunikatsiooni korraldamiseks.

Millest alustada korraldusmeeskonna moodustamist?

Korraldusmeeskonna koostamisel mängivad rolli nii ürituse iseloom kui ka mastaap. Üldjuhul tasub korraldusmeeskonna moodustamisel kaasata erinevate teadmiste ja oskustega inimesi, kuid täpne vajadus selgub tavaliselt ürituse briifi ja olemasoleva inimressursi kaardistamise järel. Suuremate ürituste puhul tuleb üldjuhul kasuks, kui esindatud on järgmiste valdkondade teadmiste ja kogemustega inimesi:

• kunst ja disain (ruumikujunduse, kutsete jm organiseerimine);
• turundus ja kommunikatsioon (ürituse reklaam, PR);
• rahaasjad (eelarve koostamine ja jälgimine, sponsorlus);
• õigusküsimused (koostööpartneritega lepingute sõlmimine, lubade taotlemine jm);
• esinejad ja meelelahutus (esinejate kutsumine ja nende eest hoolitsemine);
• tehnilised lahendused (heli-, video- ja valgustehnika ning lava planeerimine);
• toitlustus (toitlustuse korraldamine, catering firmaga suhtlemine);
• turvamine, riidehoid ja koristamine (turvamehed, garderoobiteenindajad, puhastusteenindus ja tualetid);
• transport ja logistika (mööbli, tehnika, külaliste jm transport);
• projektijuhtimine (tervikpildi jälgimine, jooksvate küsimuste lahendamine).

Kui valid meeskonnaliikmed vastavalt ürituse spetsiifikale, on ka suurem tõenäosus, et kõik saavad oma ülesannetega hakkama ning meeskond tervikuna toimib paremini.

Kommunikatsioon on efektiivse meeskonnatöö aluseks

Info edastamine, avatud suhtlus ja positiivne ning toetav suhtumine on eduka meeskonnatöö aluseks. Hea kommunikatsioon tagab selle, et meeskonnaliikmed on alati informeeritud, julgevad anda tagasisidet ja oma ideid teistega jagada. Efektiivne kommunikatsioon aitab meeskonnaliikmetel ka nende rolli ja ülesandeid paremini mõista ning oma tegemistes nii produktiivsem olla.

Mis juhtub, kui meeskonnas on nõrk kommunikatsioon?

Nõrk kommunikatsioon toob üldjuhul kaasa ajaraiskamise ja ebaefektiivse või puuduliku tööjaotuse. Näiteks tehakse osad tegevused topelt, samal ajal jääb aga mõni teine ülesanne täitmata. Ürituse korraldamise puhul võib see aga viia kogu korralduse läbikukkumiseni – näiteks saab tellitud kaks toitlustajat, esineja aeg jääb õigel ajal broneerimata.

5 nõuannet efektiivseks kommunikatsiooniks ürituse korraldusmeeskonnas

1. Määra koos meeskonnaga koosolekute/kohtumiste ajad ja edaspidine suhtlemise kord. Näiteks kui kõik liikmed kasutavad Facebooki, võite lisaks kohtumistele ja e-kirjadele luua salajase grupi ka Facebooki, kuhu uuendusi ning informatsiooni postitada.
2. Pane kirja kõik ülesanded, mis on vaja täita. Mida detailsemalt neid kirjeldad, seda täpsemalt need täidetud saavad. Seejuures ära unusta ka projektijuhtimist ja administreerimist, näiteks kohtumistel protokolli koostamist ja teistele edastamist.
3. Määra igale ülesandele vastutaja. Ülesannete jagamisel arvesta liikmete omaduste, teadmiste, kogemuste ja soovidega. Tõenäoliselt pidasid juba meeskonnaliikmeid valides silmas konkreetseid vastutusvaldkondi, mis neile anda saad. Soovituslikult võiks iga liige oma saadud ülesannetega rahul olla – nii on inimesed rohkem motiveeritud neid täitma.
4. Koosta nimekiri, kus on kirjas kõik ülesanded tähtaja ja vastutajaga ning saada see kõigile liikmetele. Võimalusel hoia ja uuenda dokumenti internetis (näiteks Google Drive’is), nii on kõigil värskele informatsioonile ligipääs.
5. Kui ülesanded on veel tegemata, saada tähtaegade lähenedes meeskonnakaaslastele meeldetuletusi.

Enamlevinud probleemid meeskondades

Heast kommunikatsioonist hoolimata võib meeskonnas probleeme ja lahkhelisid tekkida. Kui oled võimalike ohtudega kursis, on lihtsam neid ennetada või probleemide tekkimisel kiiresti lahendusi leida.

6 levinud probleemi, mis võivad meeskonnaliikmete tulemuslikkuse ohtu seada:

1. Selge eesmärgi ja motivatsiooni puudumine.
2. Nõrk eestvedamine.
3. Korduv meeskonnaliikmete lahkumine või vahetumine.
4. Sotsiaalne logelemine (peamiseks põhjuseks võib olla selge tööjaotuse puudumine).
5. Meeskonnaliikmete omavahelise usalduse puudumine või juhi mitte usaldamine.
6. Konfliktide vältimine või eitamine (probleemide allasurumise asemel on oluline neid lahendada ja neist õppida).
7. Düsfunktsionaalsed liikmed, kes blokeerivad uusi ideid, häirivad kaasliikmeid, domineerivad diskussioonides või hoopis hoiavad passiivselt kõrvale.

Kokkuvõte

Korraldusmeeskonna moodustamist alusta vajaduste kaardistamisest – millised oskuseid ja teadmisi konkreetse ürituse korraldamine eeldab. Meeskonna esimesel kohtumisel pane paika eesmärgid, reeglid ja edaspidise kommunikatsiooni vorm. Et meeskond oleks efektiivne, on oluline, et iga liige teaks, mis ülesandeid ja mis ajaks ta täitma peab. Samuti on vajalik liikmete omavaheline usaldus. Heas meeskonnas oskavad ja suudavad liikmed koos töötada, toetavad ja aitavad üksteist ning mis peamine – ülesanded saavad täidetud ja üritus edukalt organiseeritud.

Vaata lisaks: „23 artiklit ürituse korraldajale”