Korraldusmeeskonna moodustamise ning juhtimise A ja O

Inimressurss on iga projekti läbiviimise juures üks olulisemaid edutegureid ja nii ka ürituste korraldamise juures. Meeskonna valikul tuleb arvestada nii ürituse suurust kui ka teisi iseärasusi, sest just korraldusmeeskond vastutab ürituse õnnestumise eest. Väiksema sündmuse puhul piisab vahel vaid oma töötajatest, kuid kui endal puudub kompetents või võimalus, tuleb kaasata spetsialistid ja partnerid, et üritus oleks edukas.

Ürituse korraldaja jaoks on kõige olulisem teada, mida meeskonna kokkupanemisel arvestama peaks ning milline on efektiivne tiim. Lisaks on hea olla kursis põhiliste vigadega, mida korraldusmeeskonna moodustamisel ja juhtimisel tehakse.

Mailchimp borderita

Kuidas moodustada edukas korraldusmeeskond?

Kõigepealt tuleb hinnata, kas oma ettevõttes on piisavalt potentsiaali ürituse eesmärgi elluviimiseks? Kas abilisi on omast käest võtta? Samas tuleb sellisel juhul arvestada, et ürituse käigus on mõned töötajad ikkagi tööl, mitte üritust nautimas ja osalemas nagu nende kolleegid. Tuleks järgida ka reeglit, et osalemine ettevalmistusmeeskonnas ja esinemistes saab olla ainult rangelt vabatahtlik, kui just tööandjaga sõlmitud kokkulepped ei määra teisiti.

Ükskõik, kas otsus on oma jõududega edasi minna või vastutust elukutselistega jagada, tuleb teha valik selles osas, kes peaks olema meeskonnas – soovitavalt näiteks järgnevate tegevusalade kaupa:

  • nn kunstiosakond (kutsed, ruumide kaunistus jne);
  • tehnilised lahendused (heli- ja valgustehnika ning videolahendus, telgid, tualetid, lava, elekter, kaablid jne);
  • esinejad (õhtujuht, soojendusesineja(d), peaesineja jne);
  • catering ehk toitlustus;
  • turvameeskond;
  • logistika (ülesehitus ja mahavõtmine);
  • projektijuht (terviku hoidja ja peavastutaja).

Sõltuvalt ürituse mahust võivad need vastutusvaldkonnad või „osakonnad“ ka kattuda.

Efektiivse meeskonna tunnused

Meeskonnal on arusaadavad eesmärgid. Edukatel meeskondadel on selge arusaamine eesmärkidest ning ka veendumus, et need on tasuvad ja tähtsad. Meeskonnategevuse sihid ja nende olulisus tuleb kõikidele meeskonnaliikmetele üheselt arusaadavaks teha.

Vajalike oskuste ja selgete ülesannetega meeskonnaliikmed. Efektiivsed meeskonnad koosnevad kompetentsetest inimestest, kes teavad, mis on nende roll meeskonnas. Mõnel liikmel on rohkem tehnilisi teadmisi, teisel on müügi- ja läbirääkimisoskused tugevamad – oluline on tagada, et teatud oskustega inimene tegeleks talle sobilike ülesannetega.

Vastastikune usaldus ning “meie” tunne meeskonnas. Hästitoimivates meeskondades on liikmete hulgas vastastikune usaldus ning lojaalsus, mille loomine nõuab aega ja sellega tegelemist. Juhi ülesanne on ehitada ja säilitada meeskonnaliikmete vahelist usaldust ja “meie” tunnet läbi ühiste meeskonnaürituste, läbimõeldud juhtimistegevuse, avatud suhtlemise ning positiivse organisatsioonikultuuri, kus abistatakse ja täiendatakse üksteist.

Hea kommunikatsioon. Hea kommunikatsioon tähendab seda, et meeskonnaliikmed suhtlevad üksteisega arusaadavalt ning nende omavaheline kommunikatsioon on tõhus ja selge. Selle aluseks on kokkulepped kommunikatsioonikanalites, stiilis ja sageduses, aga ka avatud ja konstruktiivse tagasiside andmine üksteisele. Sujuva kommunikatsiooni tagamiseks võib kasutada erinevaid meeskonnaharjutusi ning kommunikatsiooni arendamise metoodikaid.

Meeskonnal on tugev eestvedaja. Efektiivsed juhid suudavad oma meeskonda ka rasketes olukordades edukalt motiveerida ning suunata. Juhi ülesanneteks on eesmärkide selgitamine, meeskonnaliikmete julgustamine ja nende potentsiaali realiseerimine. Parimad liidrid ei pea olema ülinõudlikud ega kontrollivad, vaid on tihti treeneri ja abistaja rollis.

Sisemine ja väline toetus. Sisemiselt peaks meeskond olema kindlustatud tugeva infrastruktuuriga. See sisaldab sobivat koolitust, arusaadavat mõõtmis- ja hindamissüsteemi, motivatsioonipaketti, mis tunnustab ja hüvitab meeskonna tegevusi ning toetavat inimressursside süsteemi. Väliselt peaks juhtkond ja/või projektijuht kindlustama meeskonnaliikmetele vajalikud ressursid töö tegemiseks.

Korraldusmeeskonna oskuslik juhtimine

Nii korraldusmeeskondade kui ka teist tüüpi meeskondade puhul saab juhtimise jagada erinevatesse etappidesse: planeerimine, organiseerimine, täideviimine ning kontrollimine.

Planeerimine. Planeerimise etapis tegeletakse eesmärgi kindlakstegemisega ja selle kommunikeerimisega meeskonnale. Ilma planeerimisetapita ei saa teiste tegevustega edasi liikuda, kuna pole ühist arusaama, milleni on vaja jõuda. Lisaks pannakse planeerimisetapis paika nii üldine aja- kui ka tegevuskava.

Organiseerimine. Organiseerimise etapp sisaldab õiguste/kohustuste selgitamist ja struktuurilisi küsimusi. Üks võtmeküsimusi iga meeskonna jaoks on see, kui palju on igaühel otsustusõigust ja autonoomiat selle üle, mida nad teevad. Tüüpiliselt on meeskonnasiseselt vaja vastata ka teatud struktuurilistele küsimustele, näiteks kuidas määratakse liider, mis tegevused on vajalikud eesmärgi saavutamiseks ja kuidas need efektiivselt meeskonnaliikmete vahel jaotada ja neid teostada.

Eestvedamine. Tähtsad küsimused eestvedamise puhul on seotud sellega, milline on liidri roll, kuidas käsitletakse konflikte ja milliseid kommunikatsiooniprotsesse kasutatakse. Juht peab omama tehnilisi teadmisi, häid suhtlemisoskusi ja piisavalt diplomaatilisust, et motiveerida, lahendada konflikte ja vajadusel ka operatiivseid tegevusi teha.

Kontrollimine. Iga meeskonnajuhtimise etapi juures tuleb kontrollida ja hinnata meeskonna tegevust ning tulemusi nii grupi kui ka indiviidi tasandil. Paika tuleks panna see, kuidas täpselt kontrollimine ja hindamine toimub ning ka millised hüvitussüsteeme rakendada. Selles etapis võib kasutada näiteks arenguvestlusi ja mõõdetavate eesmärkide korral hinnata ka seda, mil määral need saavutati.

Levinuimad vead meeskondade juhtimisel

Hea meeskonnatöö tagamiseks on kasulik võimalikest meekonnaprobleemidest teadlik olla juba enne, kui need on tekkinud. Häirivateks teguriteks korraldusmeeskonna töös on kindlasti muudatused meeskonna liikmelisuses ja nn sotsiaalne logelemine. Lisaks võivad kaikaid kodaratesse visata ka omavahelise usalduse puudumine ning teatud tüüpi liikmed, kes ei soodusta meeskonnas tulemuslikkust ega avatud suhtlust.

Muudatused liikmelisuses. Liiga sagedased muudatused liikmelisuses kahjustavad rühmasuhteid ega lase meeskonnal kasvada, mistõttu võiks neid pigem vältida. Samas tuleb aga leppida, et meeskonna koosseis on enamasti muutlik, seega meeskond peab nende liikumistega toime tulema ning juht peab neil protsessidel silma peal hoidma.

Sotsiaalne logelemine. Mõned meeskonnaliikmed arvavad, et kuna nende panus meeskonnas ei ole mõõdetav, võivad nad vähem teha ja sotsiaalselt logeleda (nn vabasõitja efekt). Sotsiaalset logelemist põhjustab ebaõiglase tööjaotuse tajumine, madal saavutusmotivatsioon, uskumine, et teised meeskonnaliikmed on laisad, tähtsusetu või „nähtamatu“ tööülesande tajumine, teiste taha varjumine jms. Sotsiaalne logelemine võib ka tekkida inimeste uskumisest, et teised ei pinguta piisavalt ja nad ise on rumalad, kui näevad rohkem vaeva.

Usalduse puudumine. Ilma usalduseta meekonnas tuntakse end ebaturvaliselt ja stressis. Samal ajal võib organisatsioonis kannatada otsustamine ja moraal ning kahjustuda kliendisuhted.

Teised probleemid. Meeskonnas võib esineda düsfunktsionaalseid rolle, mis tulemuslikkust ei soodusta:

  • blokeerijad, kes on enamasti kõigele vastu;
  • agressorid, kelle küsimused on ründavad, sarkastilised ja taktitundetud;
  • häirijad, kes räägivad anekdoote, mängivad koomikuid või upitavad oma ego edulugude kaudu;
  • kontrollijad, kes domineerivad diskussioonides, panevad maksma oma staatust;
  • kõrvalehoidjad, passiivsed inimesed, kes vaikivad või esitavad üksnes oma isiklikke probleeme, et saada tähelepanu.

Jäta meelde need 6 peamist soovitust, et tagada tulemuslik meeskonnatöö ürituste korraldamisel:

  1. Meeskonnal on konkreetsed eesmärgid ja teatakse, mida igaühelt oodata võib.
  2. Täiendatakse üksteist, suhtutakse paindlikult ja täidetakse erinevaid rolle.
  3. Koordineeritakse tegevust ja abistatakse teisi.
  4. Meeskonna eesmärgi saavutamine ehk väga hea ürituse korraldamine on olulisem kui meeskonnaliikmete isiklike eesmärkide saavutamine.
  5. „Meie”-tunne on tugev.
  6. Ollakse loovad ja edukad, tekkinud on initsiatiiv ja vastutustunne.

Kommenteerimine on suletud