10 nõuannet, kuidas korraldada suurepärane suvine väliüritus

Eesti rahvas on kui pruunkaru, kes talvel magab ja suvel ringi müttab. Kolme suvekuu jooksul toimub üle Eesti suure tõenäosusega rohkem üritusi kui ülejäänud aasta jooksul kokku. Vahvad väliüritused teevad Eesti suvest suve. Ka firmadele meeldib suvel tiimiüritusi korraldada, et seeläbi motivatsiooni tõsta ja üksteist paremini tundma õppida. Kuidas aga korraldada väliüritusi nii, et need võimalikult hästi õnnestuksid ja osalejatele veel pikkadeks aastateks meelde jääksid?

6 nõuannet suvepäevade korraldamiseks

Enne veel, kui me põhjalikumalt teemasse sukeldume, mõned väärt mõtted, mida meeles pidada: võta eesmärgiks vau-efekt ja külaliste positiivne üllatamine ning proovi ikka ja jälle nende ootusi ületada.

Laias laastus võib väliüritused jagada järgmiselt:

  • Laadad
  • Grillipeod
  • Muusikalised- ja teatraalsed üritused
  • Suupistetega korporatiivset laadi networkingu-üritused
  • Toidu- või muusikafestivalid
  • Meeskonna- või spordiüritused
  • Heategevusüritused
  • Tänavafestivalid
  • Hoovikohvikutepäevad

NB! Väliürituste laad, iseloom ja temaatika sõltub paljuski sellest, mis on korraldava osapoole (firma või keegi eraisik) eesmärk. Näiteks: kas soovitakse tähistada firma sünnipäeva või tutvustada uut brändi, pidutseda koos kogukonna rahvaga või koguda mõne heategevuse tarbeks raha.

10 nõuannet, mida silmas pidada:

  • Planeeri! Mõtle hoolega läbi kõik, mis Sinu üritusega seotud. Parkimine on kindlasti väga oluline, samuti see, et ürituse toimumise alal oleks piisavalt tualettruume. Arvesta ka ratastoolis inimestega. Koosta tiimile memo, kus on kirjas kõikide meeskonnaliikmete ülesanded, et kõigil oleks üheselt mõistetav suur pilt ees. Väga oluline osa planeerimisest on eelarve, sest raha paneb teadupärast rattad käima.
  • Logistika ja ülesehitus. Olenevalt ürituse iseloomust joonista/kirjuta valmis plaan, kuidas Sa soovid, et müügiletid, lavad, lauad-toolid jms oleksid sätitud. Kuidas liigub ringi meeskond, milline on külaliste teekond. Leia kvaliteetne renditav tehnika , mida oma ürituse õnnestumiseks saaksid kasutada.
  • Vajalikud load. Üks esimesi asju, millele mõelda, on vajalike lubade kindlustamine. Need võtavad pahatihti kaua aega. Lubade puudumine võib Sinu üritusele kiirelt vee peale tõmmata. Väliüritustele kehtivad üldjuhul karmimad nõuded, kui muudele üritustele. Näiteks alkoholi müümise luba ja tänavatel autoliikluse sulgemise luba. Kui Sa näitad välikinos filme, siis võib Sul vaja minna autoriõigusega seonduvaid lube jne.
  • Keelud ja käsud. Kontrolli järgi, kui kaua ja kõvasti Sa tohid muusikat ürituse toimumise paigas mängida, kas Sa tohid seal tuld teha ning uuri järgi ka see, millised on paika pandud turvalisuse nõuded. Kaasa vajadusel ka päästeenistus ja/või politsei. Ennetamaks hilisemaid kaebuseid, anna kohalikele elanikele aegsasti teada oma ürituse detailidest.
  • Kui Sa korraldad oma üritust kohas, kus seda tavaliselt ei tehta, siis mõtle hoolega läbi iga võimalik detail. Näiteks elekter, sest seal ei pruugi olla piisavalt pistikuid. Samuti valgustid, toitlustus ja muusika, tualetid ja muu vajalik varustus. Tallinna Lauluväljak saab siinkohal kindlasti abiks olla ja kõige vajalikuga varustada.
  • Arvesta nii eeltööde kui pärast üritust vajalike tegemistega. Näiteks tehnika, lavadekoratsioonide jms üles sättimine ja maha võtmine, samuti koristamine.
  • Mõtle aegsasti oma külaliste heaolu peale. Vaata, et Sul oleks (olenevalt ürituse iseloomust) käepärast piisavalt putukatõrjevahendeid, käterätte, päikesekaitsekreemi, telefonilaadijaid, õmblustarvikuid, sooje tekke jms.
  • Meditsiiniline meeskond ja turvamehed. Või vähemalt ulatuslik hädaabivarustus ning keegi (meeskonnaliige), kellel on ka vastav väljaõpe. Valmista ette ka nimekiri lähimatest haiglatest koos juhenditega, kuidas sinna kõige kiiremini ligi pääseb
  • Halb ilm! Hoia ilmaennustusel silm pidevalt peal. Kuigi ilma muuta ei ole võimalik, saad Sa end siiski pro-aktiivselt ette valmistada. Koosta plaan B, kui peaks vihma sadama või on liiga tuuline. Organiseeri selleks näiteks suur telk (või telgid) ja vajalikud valgustid. Hoolitse ka selle eest, et külalised saaksid vajadusel vihmakeepe kasutada.
  • Kommunikatsioon on alati väga oluline. Seda nii oma meeskonna kui külalistega enne ja pärast üritust.  

Plaanis suvel vinge suvine väliüritus korraldada ning vajad abi? Võta meiega ühendust!

Kommenteerimine on suletud