ABС организатора мероприятия

Организация мероприятия – это длительный процесс, который следует начать, в зависимости от характера мероприятия, за год до планируемого срока мероприятия. ABC организатора мероприятия поможет облегчить планирование и проведение будущих мероприятий.

Основательное планирование и умелая организация гарантируют успех при проведении мероприятия. В ходе планирования мероприятия следует выяснить его цель, характер и масштаб. Затем можно будет заняться организацией и технической стороны.

Планирование мероприятия

Для того, чтобы мероприятие удалось, требуется его предварительное планирование. В ходе планирования следует найти ответы на общие вопросы, которые определяют общую концепцию мероприятия:

  • Для чего мероприятие проводится? Цель мероприятия позволяет определить его формат.
  • На кого мероприятие направлено? Определение целевой группы важно как при планировании числа участников, так и при составлении программы.
  • Когда и где мероприятие состоится? Назначая срок проведения мероприятия следует проверить, не совпадает ли мероприятие с каким-то другим важным событием, которое обращено к той же целевой группе.
  • Каков бюджет? Предварительная оценка затрат позволит определить масштаб мероприятия, необходимость в спонсорах, цену участника и т.д.

Организация мероприятия

Когда формат и масштаб мероприятия определены, то можно браться и за техническую подготовку мероприятия:

  • Программа и выступающие. При составлении программы ключевым элементом мероприятия является цель. Программа должна отвечать формату мероприятия и ожиданиям гостей. Если имеем дело с публичным мероприятием, стоит подумать, кто те выступающие, которые для данной целевой группы на данный момент наиболее популярны.
  • Аренда помещений и/или внешних зон (на открытом воздухе). При выборе места следует учитывать как формат мероприятия, количество гостей и участников, так и расположение и характер помещений. Соответствует ли выбранное место требованиям мероприятия, например, есть ли детская комната или комната для VIP персон? Является ли выбранное место приватным и поддерживает ли техническое решение данный формат мероприятия? В случае мероприятия на открытом воздухе следует учесть и возможность укрыться в случае дождя и непогоды.
  • Партнёры. Для успешного проведения мероприятия необходима техника, питание, охрана, продажа билетов, уборка и прочие услуги. Часто различные услуги оказывают сами места проведения мероприятий.
  • Транспорт. Как организовать транспорт на мероприятии? Приедет ли каждый участник на своём транспорте или организовать общий транспорт? Если имеем дело с крупным мероприятием, то следует также организовать и регулировку движения и парковки.

ABC организатора мероприятия поможет облегчить планировку и организацию будущих мероприятий. Заранее и основательно спланированное мероприятие не оставляет шансов для неудач.

Смотри также:

Comments are closed.