Korraldajale

Ürituse korraldajal tuleb suhelda erinevate osapooltega ja mõelda väga paljudele detailidele. Järgnevalt oleme välja toonud olulisemad asjad, millele ürituse planeerimisel tähelepanu pöörata.

Ürituse kontseptsioon ja briif

Tavaliselt algab üritus idee leidmisest ja kontseptsiooni, briifi ning tegevuskava koostamisest. Kontseptsioon mängib olulist rolli ürituse õnnestumisel, olles aluseks nii briifi kui ka tegevuskava koostamisel. Kontseptsiooni koostamisel vasta võtmeküsimustele: miks, kellele, mis, kus, kuidas, millal ja kui palju. Korralik briif annab ürituse organiseerijale selge lähteülesande ning tagab meeskonnale ja koostööpartneritele ürituse eesmärgist ning sisust ühese arusaamise.

Toimumispaik ja ruumide valik

Teades ürituse kontseptsiooni ja mastaapi, on võimalik valida ruumid ning välialad, mis vastavad ürituse teemale ja mahutavad vajalikul arvul inimesi. Igal üritusel on kindel teema ja eesmärk ning tavaliselt määrab just ruumide valik ürituse stiili ning meeleolu. Seejuures on oluline, et ruumid oleksid õige suurusega, kergesti ligipääsetavad ja võimaldaksid sobivat planeeringut. Kui korraldad ürituse väljas või vajad täiendust siseruumidele, on heaks lahenduseks telkide kasutamine. Jälgi ka seda, et kohapeal oleks olemas mööbel, lava, tehnika ja abikäed. Lauluväljakult saad koos ruumide ja välialadega rentida ka mööblit ja tehnikat ning kohapeal on asjatundlik ürituse korraldamises kogenud meeskond.

Koostööpartnerid ja lepingud

Ürituse korraldamisega on tavaliselt seotud mitu erinevat osapoolt, sealhulgas näiteks toitlustaja, ruumikujunduspartner, meelelahutuse pakkuja, turva- ja koristusfirma, piletimüügi vahendaja, turunduspartner, sponsorid, meeskonnaliikmed jne. Omavahelise koostöö sujumiseks ja arusaamatuste vältimiseks sõlmi osapooltega kirjalikud lepingud. Niimoodi on kõik vajalik informatsioon ühes kohas kompaktselt koos ja asjaosalistel selge, mida keegi tegema ning kaasa tooma peab. Vaata lepingute kohta lisaks siit.

Võrdle hinnapakkumusi hoolikalt

Otsides sobivaid ruume või koostööpartnereid ürituse korraldamiseks, uuri hinnapakkumusi alati põhjalikult. Vaata, mis täpselt hinnas sisaldub, mille eest tuleks juurde maksta jne. Seejuures tasub arvestada, et hinnapakkumused võivad olla esitatud erineval kujul. Toimumispaiga valikul mine enne otsuse langetamist kindlasti ka kohapeale vaatama ja veendu ruumide ning ala sobivuses.

Tutvu ka ürituse planeerimise ABC’ga ning loe lisaks 23 artiklist ürituse korraldajale.

Lisainformatsiooni saamiseks võta ühendust aadressil: korralda@lauluvaljak.ee

 

Facebook Lauluväljaku Twitteri konto Youtube

Kommenteerimine on suletud