„There’s No Business Like Show Business“

Ürituse projektijuht on korraldusmeeskonna oluline liige, kes võtab kokku terviku ning jälgib, et midagi olulist poleks ära unustatud. Ta on justkui vahelüli publiku ja peakorraldaja vahel, juhtides projekti, jälgides nii sündmuspaiga kui ürituse formaadist tulenevaid detaile ning külastajate ootusi ja vajadusi.

Paula1

Paula Põld tuli Lauluväljakule tööle 2011. aastal ülikooliõpingute kõrvalt – esmalt oli ta administraator, seejärel turundusosakonna assistent ning nüüdseks juba projektijuht. „Administraatoritöö oli kindlasti väga hea sissejuhatus projektijuhi tööle, see andis mulle hea võimaluse piiluda ürituskorralduse telgitagustesse. Otsese kontaktisikuna kliendi ja Lauluväljaku vahel nägin ma peakorraldajate pingutusi idee ülesehitusest kuni uste sulgemiseni“ räägib Paula. „Samuti sain ma võimaluse suhelda õhtujuhtide ja bändide esindajatega ning kuulsin vahetut tagasisidet külastajatelt.“

Tegelikult ei ole üritused, lavad, esinemised ja õhtujuhtimised Paulale kunagi võõrad olnud kuna ta on tegelenud tantsimise ja muusikaga alates 6ndast eluaastast.
„Lisaks Eesti üritusturundusmaastikule on mul olnud võimalus tutvuda selle valdkonnaga ka Itaalias, kus ma veetsin aasta vahetusüliõpilasena Verona ülikoolis.“

Seega on mulle elu jooksul saanud järjest selgemaks, et üritusturundus ja showbusiness on just see valdkond, mis mind paelub!
Nagu laulab Irving Berlin – „There’s No Business Like Show Business!“

Kureerinud üle 150 ürituse

Aastate jooksul olen Lauluväljakul kureerinud ligi paarsada üritust ning 50 projekti on hetkel töös,“ kalkuleerib Paula. „Kui aga lugeda kokku kõik üritused, mille ettevalmistamisel olen osalenud ja mille loomisele kaasa aidanud, ent mis pole siiski meie ruumides toimunud, siis see arv on umbes 450.”

Mulle meeldib, et minu töö on vaheldusrikas – iga kuu on uued projektid, uued inimesed ning uued väljakutsed. Olen aidanud korraldada üritusi pulmadest ja konverentsidest kuni Armin van Buureni konserdini välja seega igav ei hakka mitte kunagi!

Diplomaadioskuseid, külma närvi, julgeid ideid ja vahetut reageerimist

Projektijuhi töö nõuab diplomaadioskuseid. „Kui juhtub, et artist eeldas, et klaver on maja poolt, aga info on jäänud mulle edastamata ja pianist ootab nukralt ilma pillita, siis ei tohi teha sellest suurt paanikat. Tuleb jääda rahulikuks ja kliendile naeratada ning paari minuti ja õigete telefonikõnedega on asi juba lahendatud ja klaver saali poole teel. Meil on väga hea professionaalne tiim ning suurepärased koostööpartnerid, kellele saab loota.“

Samuti peab projektijuht valmis olema öisteks telefonikõnedeks ning puhkepäeviti töötamiseks. Kui veidi vintis peoperemehele tundus kondiitritelt tellitud tort loodetust väiksem, siis võttis ta nõuks helistada mulle keset ööd ning uurida, kas seeee asjandus ongi tema uhke tort? Kusjuures järgmisel hommikul tagasi helistades tõdes ta rõõmsalt, et videomontaažis saab selle suuremaks teha ning peovideol saab olema üüratult suur tort,“ meenutab Paula naerdes.

Projektijuhi töös on vaja julgeid ideid, mida kliendile soovitada. See kehtib ka vastupidi ning vajadusel tuleb alati leida võimalus teostada ka kliendi lennukad ideed. Näiteks soovis üks peigmees oma pulma saabuda helikopteriga!

Kui tekib ootamatuid olukordi, siis tuleb säilitada külm närv ja käituda nii, et klient ei saaks probleemi olemasolust iialgi teada. Nii näiteks sai lahendatud üks ärev olukord pulmas, kus kondiiter jäi pulmatordiga hiljaks ja samal ajal kui tagaruumis anti pulmatordile kiiresti viimast lihvi pidas Paula pruutpaarile ilusa õnnitluskõne.

Projektijuhi kiiret reageerimisvõimet iseloomustab ka juhtum kus ühel suurel väliüritusel kustusid peo lõpus mingil põhjusel tänavavalgustuslambid ning osa pargist mattus pilkasesse pimedusse. Tänu neljale telefonikõnele oli park kolm minutit hiljem jälle kenasti valgustatud.

Süvenemist ja planeerimist, asjalikke nõuandeid

Õnnestunud üritusele eelneb alati põhjalik planeerimisperiood. Sündmuste alguses süveneb projektijuht kliendi soovidesse ning aitab ürituse sobitada just Lauluväljaku ruumide ja ala konteksti.

Planeerimisaeg sõltub ürituse vormist ja mastaabist, 400 külalisega pulmapeo või firma juubeli korraldamisele peaks hakkama mõtlema juba pool aastat varem, aga on tulnud ette ka pidusid, mille organiseerimiseks on jäänud kõigest poolteist nädalat. Oleme ka sellisteks olukordadeks valmis ja saame hakkama.
Paula otseste tööülesannete juurde kuulub ka Lauluväljaku teenuste (ruumide rent, tehnika, mööbel, kujundus) korraldamine, ürituse konkreetse sisu ja kava kohta tuleb soovitusi anda harvem. Kui aga miski tekitab küsimusi, näiteks pooletunnine avakõne või liiga lühike kohvipaus, siis uurib ta kliendilt, kas ta on ikka kindel oma kavatsuses. „Mina ju esinejaid ei tunne, võib-olla ongi tegemist inimesega, kelle iga sõna kuulatakse suure põnevusega,“ spekuleerib Paula. „Kui tegemist on inimesega, kes esimest korda midagi korraldab, siis saan talle kindlasti anda nõu erinevatel teemadel ja oma kogemuste põhjal soovitusi jagada.“

Meeldejääv pidu ja õnnelikud külastajad

Üritusepäeva saabudes tekib meeldiv peoärevus nii korraldajas, külalistes kui ka projektijuhis. Kui ettevalmistused on kenasti sujunud, siis on üritusepäev see aeg, mil tal on võimalik ringi käia, suhelda ja jälgida, kuidas ideed reaalsuseks saavad.

„Need hetked enne külaliste saabumist on väga kihvtid – efektselt valgustatud peoehteis ruum, kus muusika juba vaikselt inimesi oodates mängib ning tervitusjook klaasidesse kihiseb – see on lummav! Väga hea tunne on kui detailid, millega aja jooksul oled tegelenud, nüüd kõik näha on: värsked lilled laudadel, küünlad mõnusalt kumamas, bändil pillid ootusärevalt lavale valmis sätitud, valgustus seadistatud, dekoratsioonid saali kaunistamas, punane vaip ukse ees lahti rullitud… Usinad töötajad on valmis ja pidu võib alata!

Paar päeva enne sündmust, kui programm on lõplikult paigas, mõtlen ürituse veel kord läbi külastaja seisukohalt. Näiteks, kas kõik üritusel avatud väravad ja sissepääsud on kokku lepitud, nende tähistamise osas läbi räägitud, vajadusel otsitud parkimise reguleerija, garderoobiteenindus tellitud, kohtade arv õige, menüüd, viidad, tänavavalgustus jms. Ehk siis, kas kõik oluline, mis ürituse külastamise mugavaks teeb, on olemas. Ürituse päeval käin ka saalis ringi, et üle vaadata, kas kõik vajalik on ikka õigel kohal. Olen pidanud ka näiteks klaveri häälestust kontrollima, kuigi veeta veerandtunnike enne pidu suures saalis klaverit mängides on pigem lõõgastus kui töökohustus.

Olen olnud uksel inimesi tervitamas ja pärast pidu neid ära saatmas, või kui juhtub,et olen sündmuse päeval ise eemal, siis hoian telefoni teel sidet administraatoriga – igal juhul tahan olla kas otseselt või kaudselt kursis sellega, kuidas üritus kulgeb. Elan kaasa igale oma projektile ja annan endast parima nende õnnestumiseks!“

Loe ka Lauluväljaku projektijuhtide Heli ja Angela kogemustest!

Kommenteerimine on suletud