Suurürituste korraldaja suvel puhata ei saa

„Ma ootan laulupidu ja teisi sellesarnaseid massiüritusi, mille juures on palju eeltööd, on vaja põhjalikult mõelda ja eri osapooli kokku viia,“ tunnistab Lauluväljaku projektijuht Angela Kannelmäe.

angela_raw-1

Psühholoogia kõrgharidusega Angela liitus Lauluväljaku meeskonnaga neli aastat tagasi – „otsisin uusi väljakutseid,“ tunnistab ta. Tema projektide nimekiri on aukartust äratav: juba esimesel tööaastal 2012 Lady Gaga ja Red Hot Chilli Peppersi kontserdid, 2013 Green Day ja Robbie Williams (live ettekanne üle maailma!) ning festival „Puude taga on inimene“, 2014 laulupidu ja Harley Davidsoni superralli (valmistati ette kolm aastat!), lisaks väiksemad suvetuurid ja iga-aastased traditsioonilised sündmused, näiteks Õllesummer. Selline graafik tähendab muidugi, et tervet kuud tal suvepuhkusele kulutada ei ole võimalik. „Sel aastal olen siiski saanud lausa kolm nädalat puhata, ehkki suhtlemist on sel ajal ikka ette tulnud. Oma kliente ma unarusse ei jäta!“

Talvel tegeleb Angela Lauluväljaku siseruumides toimuvate üritustega: messid, seminarid, näitused, sünnipäevad, firmapeod, jõulupeod, vastuvõtud jne.

Millega on kõige rohkem peavalu? Angela arvab, et selleks on esmakordselt väliüritust korraldavad kliendid, kelle eelnõustamisele kulub tihti palju aega, ent viimasel hetkel otsustab klient ettevõtmisest üldse loobuda – vaeva on nähtud, kuid tulemust ei ole. „Aga see ei tähenda, et need ei oleks toredad kliendid!“ Otseselt mingit tagatist projekti realiseerumiseks ei ole, Angela lihtsalt püüab kohe alguses kliendiga võimalikult palju infot vahetada, et too teaks, millega peab arvestama, mida ette nägema, milliseid lubasid hankima, millised on Lauluväljaku eripärad, et oleks võimalik selgusele jõuda, kas ta tahab ürituse korraldamisega edasi minna või mitte.

Algus vähemalt aasta varem

Kui tegemist on A-klassi ehk väga suure üritusega, siis tuleb korraldamist alustada sellest, et selgitada välja, kas (1) artist saab sinu poolt pakutud ajal kohale tulla ja (2) kas ürituse korraldamise koht on vaba. Sellele järgnevad läbirääkimised linnaga, mis peab andma avaliku ürituse korraldamiseks loa, kooskõlastama liiklusmuudatused, väljastama kauplemisload jne. Politsei hindab, kas turvafirma poolt kavandatavad meetmed on pädevad ja piisavad, päästeamet ja transpordiamet vaatavad selle üle oma pilguga jne. Olenevalt ürituse eripärast võib olla mitmeid ametnikke ja organeid, kes peavad plaanile oma kooskõlastuse andma. Samuti on väga tähtis leida õige tiim ja koostööpartnerid, kellele saad loota!

Kui Lauluväljaku ja tellija vahel on leping sõlmitud, siis jääb suurem osa kliendisuhtlusest Angela peale. „Kõik käib läbi minu, ja minul on oma meeskond, kes tegeleb asjadega edasi, mina jagan nende vahel ülesanded ära. Tellimused, plaanide tegemised ja ülevaatamised – see on minu rida. Näiteks 2014 laulupeo ettevalmistamisega tegeles ainuüksi Lauluväljaku poolt üle 20 inimese.“

Kuigi Lauluväljak on enda poolt väljarenditava tehnika hulka suurendanud, ei ole seda siiski nii palju, et katta võimsa kontserdi vajadused, niisiis tuleb tehnika vahendajate kaudu. Suurem osa artiste toimetab kontserdiks vajaminevad asjad ise kohale, nii näiteks veeti Lady Gaga jaoks Lauluväljakule spetsiaalne lossikujuline lava, Robbie Williams aga tõi lisaks väga suurele lavale kaasa enda pea suured kujud. „Mida suurem artist, seda suuemad on ka tema erivajadused.“

Kontsert ei jää kunagi ära

Angela tõdeb, et halva ilma pärast ei ole veel ükski kontsert ära jäänud, ent kui ilm on jahe ja sajab, siis võib kohaletulijaid olla vähe. Paduvihmaga on kontserdi algust küll edasi lükatud (tundide, mitte päevade võrra), niisamuti nagu siis, kui esinejal ilmnevad terviseprobleemid, tema lennuk jääb hiljaks vms. „Artistid on siiski väga vastupidavad, nad suudavad anda kontserdi ära ka neljakümnekraadise palavikuga, et siis lava taga kokku kukkuda.“

Esmakorraldajatel on kindlasti vaja läbi mõelda inimeste liikumismarsruudid ja see, kuidas sündmus külastajatele võimalikult mugavaks muuta (WC, toitlustus, info kättesaadavus, kus mis toimub jms). Osavõtja peab tundma ennast mugavalt ning mitte muretsema asjade kättesaadavuse pärast.

„Korraldamise üllatuskohti, mille peale klient pole varem mõelnudki, tuleb ikka ette. Mõnikord on uut infot tema jaoks nii palju, et ta ei suuda seda kõike meelde jätta, ja kui ta piisavalt märkmeid ka ei tee, siis tuleb mitmeid kordi üle küsida. Näiteks selgub, et raadiosaatjaid on liiga vähe, ilma nendeta on aga toimumismelus raske hakkama saada.“

„Minu töös on kõige olulisem saavutada kliendiga hea kontakt, olla aus, usaldusväärne ja tema jaoks kogu aeg olemas,“ võtab Angela oma ametisaladused kokku.

Loe ka Lauluväljaku projektijuhi Heli ja Paula kogemustest!

Kommenteerimine on suletud