Staaride uskumatud erisoovid ja muud nõuded, mida ürituse korraldaja täitma peab

Ürituse korraldamisega on reeglina seotud mitu erinevat osapoolt, sealhulgas näiteks toitlustaja, ruumikujunduspartner, meelelahutuse pakkuja, sponsorid jne. Sündmuse õnnestumiseks on oluline kõigi osapoolte omavahelise koostöö sujumine ja avatud suhtlus. Arusaamatuste vältimiseks sõlmi osapooltega kirjalikud lepingud. Niimoodi on kõik vajalik informatsioon ühes kohas kompaktselt koos ja asjaosalistel selge, mida keegi tegema ja ette valmistama ning kaasa tooma peab.

Üldiselt peab paika seaduspärasus: mida suurem üritus, seda rohkem asjaajamist. Kui tegemist on avaliku üritusega, tuleb järgida ka kohaliku omavalitsuse kehtestatud avaliku ürituse korraldamise nõudeid ning taotleda vastavad load. Milliste lubade ja lepingutega ürituse korraldaja kokku võib puutuda?

Load ja lepingud

Load ürituste korraldamiseks

  • Ilutulestiku kasutamine Ilutulestiku korraldamiseks III või IV klassi pürotehniliste toodetega avalikel üritustel peab olema toimumiskohajärgse valla- või linnavalitsuse (või nende poolt volitatud asutuse) luba. Pürotehnliste toodete klasside kohta saad täpsemalt lugeda Riigi Teatajast.
  • Tallinna vanalinna sissesõit Transpordiga sissepääs vanalinna on lubatud vaid hommikuti ajavahemikul 6.00-10.00. Samuti kehtib ööpäevaringselt sõidukitele massipiirang 7 tonni.Tallinna Transpordiametist on võimalik taotleda ajutine vanalinna sissesõidu luba, kuid protsess võib olla aeganõudev, seega tasub taotlus esitada võimalikult pikalt enne ürituse toimumisaega.
  • Avaliku ürituse korraldamise luba Avalikku üritust tohib korraldada ja pidada vaid kohaliku omavalitsuse loa alusel ja ettekirjutatud tingimusi järgides. Tallinna linna haldusterritooriumil ürituse korraldamiseks tuleb loa taotlus esitada hiljemalt 10 tööpäeva (ja kui vajalik on liikluse või ühissõidukite ümberkorraldus 30 tööpäeva) enne toimumisaega. Seejuures tuleb arvestada, et suvel võtab puhkuste tõttu lubade saamine tavaliselt kauem aega. Üldjuhul edastatakse Tallinnas ürituse loa taotlus koos kõigi nõutud lisadokumentidega kooskõlastamiseks avaliku ürituse toimumise koha linnaosa valitsusele, Päästeameti Põhja päästekeskusele ning Politsei- ja Piirivalveameti Põhja prefektuurile.
  • Kauplemisluba ja alkohoolse joogi müük Kauplemine avalikul üritusel on lubatud toimumise perioodiks väljastatud kauplemisloa alusel või kauplemisluba omava ettevõtja poolt väljastatud müügipileti alusel. Alkohoolse joogi jaemüügiks avalikul üritusel tuleb esitada taotlus kohalikule omavalitsusele. Lastele suunatud sündmuste toimumise paigas ja toimumisajal on alkohoolsete jookide jaemüük keelatud.
  • Pidu öistel tundidel Sotsiaalministri määruse järgi ei tohi müra elu- ja puhkealadel ning ühiskasutusega elamutes ja hoonetes ajavahemikul 23.00-7.00 ületada 50 detsibelli. Kui korraldad üritust, mis kesta öisete tundideni, peab selleks olema luba kohalikult omavalitsuselt. Öörahu ei kehti ööl vastu 1. jaanuari, 25. veebruari ja 24. juunit.
  • Õhupallide kasutamine Massiliselt lendu lastud õhupallid võivad ohustada lennuliiklust, sellepärast on vaja Lennuametist vastav luba taotleda.

Ürituse korraldamisega seotud lepingud

  • Esinejatega lepingud Et arusaamatusi ära hoida, on kindlasti mõistlik sõlmida esinejatega kirjalik leping, kus on täpselt kirjas tellija soovid, esineja nõudmised (sh helitehnika, valgustus, lavakujundus, erisoovid jm), esinemise kellaajad, repertuaar, esinemistasud ja tasumise kord.
  • Autorite ühingutega lepingud Muusika avalikuks esitamiseks saad vajalikud lepingud sõlmida Eesti Autorite Ühingu abiga. Näiteks kontserdi korraldamisel sõltub litsentsitasu määr põhiliselt muusikateose žanrist ja piletite müügist saadud sissetulekust.
  • Teoste ja fonogrammide esitamise lepingud Kui kasutad teost või fonogrammi ärilistel eesmärkidel, pead vastavalt autoriõiguse seadusele selle eest esitajale ja tootjale tasu maksma. Sõlmida tuleb kaks lepingut – üks Eesti Autorite Ühinguga ja teine Eesti Esindajate Liiduga (EEL) või Eesti Fonogrammitootjate Ühinguga (EFÜ).
  • Sponsoritega lepingud – Paljudel ettevõtetel on oma sponsorlustaotluse vormid või avalduse koostamise juhised. Kui tingimustes on kokkuleppele jõutud, sõlmitakse tavaliselt ka leping.
  • Käsundus- ja töölepingud – Kui palkad ürituse jaoks töötajaid, sõlmi teenuse osutamiseks lepingud. Töölepingu korral toimub töö korraldaja üksikasjaliku juhtimise ja kontrolli all, käsunduslepingu puhul tuleb järgida vaid üldiseid juhiseid.
  • Koostööpartneritega lepingud Leping tasub sõlmida kõigi koostööpartneritega, kes üritusega seoses tooteid ja ruume rendivad või teenuseid osutavad. Siia valdkonda võivad minna näiteks video- ja helitehnika, koristus, toitlustus, ruumikujundus ja -rent.
  • Üritusturunduse- ja loovagentuuridega lepingud – Kui tellid ürituse korralduse ja loovlahendused agentuurist, tuleb sõlmida põhjalik leping, kus määratakse ära erinevate osapoolte kohustused ja nõuded. Ei tohiks tekkida olukorda, kus mingi toimingu juures mõlemad osapooled arvavad, et teine teeb selle ära, ja lõpuks jääb tegemata.
  • Piletite edasimüüjatega lepingud Suurema ürituse korral tasub piletite müügiks kasutada Piletilevi teenuseid. Selleks täida Piletilevi lehel ära tellimusleht.
  • Leping kindlustusseltsiga – Ürituse korraldajatel on võimalik kindlustusseltsiga sõlmida vastutuskindlustusleping, mis hüvitab neile kahju, mis tekib, kui üritus ei lähe planeeritult või juhtub mõni õnnetus. Korraliku kindlustuskaitsega saab riske maandada ja valmis olla mustadeks stsenaariumiteks.

Suuresinejate erisoovid

Enamik meist on lugenud uudiseid suurartistide utoopilistest nõuetest. Maailmatuntud esinejad teavad, mida nad tahavad, ning ei häbene oma nõudmisi esitada. Olgu soovideks spetsiaalselt kontsertiteks ehitatud ruumid, eritoidud, -sõidukid või muud tavainimese jaoks veidi uskumatud soovid. Artisti tehniliste vajaduste nimekiri ja eriteenuste nõudmised on kirjas korraldajatele esitatavas raideris. Mida täpsemalt kõigi soovid ja kohustused kommunikeeritud on, seda paremat tulemust ürituse korraldamisel oodata on.

Tavaliselt on esinejate soovides kirjas tehnilised nõudmised, et heli ja lavakujundus vastaks nende soovidele ja nägemusele. Erisoovid privaatsete ruumide, toidu, jookide, majutuse, transpordi ja muude detailide osas on mõnel artistil väga spetsiifilised (soovide nimekiri võib olla lausa üle 100 lehekülje), teisel tagasihoidlikumad.

Esinejate soovide järgi on ehitatud lavasid suuremaks ning püstitatud spetsiaalseid eriruume otse lava taha. Näiteks ühe maailmatuntud artisti soovide järgi pidi nendes eriruumides olema troopiline õhkkond, hubane keskkond, karvased pikad vaibad, mullivannid, efektvalgustus jne. Kõige selle ehitamine võttis pikalt aega, kuid artist otsustas viimasel hetkel, et tal polegi soovi ruumi kasutada.

Paljudele artistidele meeldib tuuridel käia koos oma perega. See aga tähendab, et erisoove pole esinejal vaid ainult enda, aga ka oma pereliikmetele. Näiteks on Lauluväljaku meeskond pidanud ette valmistama spetsiaalseid lastetubasid kindlaksmääratud hällidega, et popstaaride lapsed ennast mugavalt tunneksid ja hästi puhata saaksid.

Mõni artist või ansambel läheb eritoitudest sammu edasi ja võtab kaasa oma isikliku koka, kelle jaoks tuleb korraldajal eraldi ruum ja soovitud toiduained ning söögitegemise nõud varuda. Mõni esineja on nõudnud ülimat puhtust, näiteks on tellitud isegi tualetipottide kaante vahetamist, et keegi neid enne artisti kasutanud poleks.

Näiteid Eestis esinenud artistide erisoovidest

  • 1997. aastal Lauluväljakul esinenud popmuusikakuningas Michael Jacksoni jaoks tuli ehitada spetsiaalne kontserdilava, mille püstitamine võttis aega 5 päeva. Koos ihukaitsjate, lavatööliste ja muu personaliga saatis Jacksonit kontserdi ajal 200-liikmeline meeskond.
  • 1998. aastal Tallinnas kontserdi andnud DJ Bobo nõudis, et suitsetamine oleks keelatud nii laval kui ka lava taga.
  • 2000. aastal Pärnus esinema pidanud ELVIS soovis, et teda sõidutataks sama Cadillaci mudeliga, millega sõitis tollal ka USA president.
  • 2000. aastal Tallinnas kontserdi andnud Björk soovis vaid ühekohalist hotellituba ja kontserdipaigas eraldi riietusruumi, ringi liikumiseks kasutas ta aga taksot või ühistransporti.
  • 2007. aastal Tallinnas kontserdi andnud Elton John soovis, et kontserdipaiga temperatuur oleks täpselt 19 kraadi ja vaid valget, sinist või halli värvi tugitoole. Puhkeruumis soovis artist näha viigipuid, palme ning värskelt korjatud lilli.
  • 2012. aastal Lauluväljakul kontserdi andnud ansambel Red Hot Chilli Peppers palus kontserdikorraldajatele enda kasutusse kümmekond ruumi, sealhulgas eriruumi mediteerimiseks. Tuba pidi olema hubane, varustatud käsitöövaiba, kliimaseadme ja sobiva valgustusega.
  • 2014. aastal Tallinna Lauluväljakul kontserti andnud DJ David Guetta esitas vaid jookide ja snäkkide soovide nimekirja, kuid samas oli tehniline pool väga nõudlik, pürotehnika toodi Soomest ja laserid Rootsist.
  • 2015. aasta veebruaris Tallinnas elektroonilise muusika kontserdi andnud Skrillex soovis lava taha kolme komplekti plaadimängijaid ja rohkelt Caesari salatit.
  • 2015. aasta augustis Viljandis, Antslas ja Haapsalus esinenudansambel Smokie esitas korraldajatele 9 lehekülge erisoove. Eriti detailsed olid tehnilised erisoovid, näiteks soovis bänd konkreetse aastakäigu kindlat värvi pille.

Kokkuvõte

Kui sul on paigas ürituse eesmärk, toimumiskoht, üldised tegevused ja esinejad, siis järgmine samm on läbi mõelda, milliseid lube  ja lepinguid on vaja. Arvesta, et lubade taotlemine ja läbirääkimised koostööpartneritega võtavad aega, seega alusta juba varakult.

Lisa: Kasulikud lingid lubade taotlemiseks ja lepingute sõlmimiseks

Ilutulestiku ja õhupallide kasutamine üritusel

Avaliku ürituse korraldamise load ja Tallinna vanalinna sissesõit

Kauplemine ja alkoholi müük üritustel

Autoriõigused

Käsundus- ja töölepingud

Piletite müük

Kommenteerimine on suletud