Eelarvet koostades peab olema kindel, et see on reaalne, jälgitav ja kontrollitav - seda kuni kõikvõimalike pisidetailideni. Mida täpsemalt on eelarves kõik oluline kirjas ja lahti selgitatud, seda väiksem on tõenäosus ebameeldivate üllatuste osaliseks saada. Kehtib ütlus: “raske õppustel, kerge lahingus”.

Ei ole võimalik anda ühest soovitust, milline peaks mingit tüüpi ürituse eelarve maht olema, kuna see on suhteline ja võib kõikuda lausa kümnetes kordades. Samas on leitud, et näiteks kliendiürituste organiseerimisel võib korrutada osalejate arvu tuhandega, et saada orienteeruv maksumus. Nimetatud raudreegel kehtib siis, kui tegemist on kvaliteetse ja pigem suurema üritusega (üle 100 osaleja).

Kõige sagedamini koostatakse ürituste eelarveid valdkondade ja tegevuste kaupa. Konverentside eelarveid on hea kasutada universaalse kondikava ja näidisena erinevate ürituste eelarvete koostamisel, kuna need hõlmavad kõige paremini igat tüüpi kululiike, mis võivad ette tulla.

Ürituse põhilised kulud

1. Ruumid/asukoht - Ruumide või asukoha rendikulu on üks esimesi, mis eelarvesse enamasti kantakse. Pea meeles seda, et erinevatel rendikohtadel on erinevad tingimused, mis tuleb varemalt selgeks teha ja läbi rääkida. Näiteks kuidas kulu arvestatakse - kas päeva või tunni kohta, kas on mingi ettemaks vajalik, broneerimis- või lepingutasu, kas on järelmaksu võimalus või mis on tühistamise tingimused. Võta rendikohaga otse ühendust (soovitavalt kohale minna või telefonitsi), kuna tihtipeale võib veebilehel olla aegunud info või info üldse puududa. Samuti küsi üle kohapealsed võimalused ja lepi kokku, milline tehnika, mööbel vms materjal on juba olemas ja mis on vaja juurde hankida.
2. Tehniline teostus/teenindus - Selle kulutüübi alla käivad nii heli-, valgus- ja videotehnika kui ka lava ja selle kujundus, ruumide koristamine jms. Lepi kokku juba ruumide/asukoha rentimisel, kes ja millal tegeleb koristustöödega ning mis on nende tööde maksumus. Lisaks jäta meelde, et enamasti on tegevused järgnevad, näiteks enne tehnika ülespanekut on vaja lavakujundus ära teha ja enne üritust algust on vaja korraldada ka eelkoristus.
3. Programm - Programmi kulude alla kuuluvad eelkõige kõik esinejate kulud ehk transport, majutus, söök, vajadusel ka kostüümid ja muud esinemise tarbeks vajalikud materjalid. Need kulud tuleb esinejatega eelnevalt kokku leppida ja vajadusel saab ka läbi rääkida, kes mingid kulud katab.
4. Reklaam ja muud trükised - Reklaam-materjalide ja muude trükikulude alla käivad kõikide konverentsi materjalide, kutsete ja plakatite kujundus ja tootmine. Need kulud võivad teenusepakkujate kaupa väga palju varieeruda, mistõttu on soovituslik juba varakult korralik eeltöö teha reklaam- ja trükikulu maksumuse osas. Reklaam-materjalide puhul kehtib reegel, et mida varem planeerida, seda soodsamalt saab.
5. Catering ehk toitlustus - Toitlustus on iga ürituse puhul arvestatav kulu, mille alla käivad söök, jook, nõud, ettevalmistus, transport jne. Toitlustuse mahtu on keeruline arvestada, aga kõige lihtsam on teha seda koostöös teenusepakkujaga, kellel on juba pikaajaline kogemus. Leppida teenusepakkujaga kokku, millal selgub lõplik külaliste arv. Arvestada ka taimetoitlaste ja teiste spetsiifiliste eelistustega (näiteks lastele mõeldud toit), mis muudab kogumaksumuse kallimaks.
6. Transpordikulud ja muu logistika - Transpordikulud võib eelarvesse ka eraldi märkida, misjuhul kuulub selle alla kogu transport ja logistika nii tehnika, trükiste, toitlustuse, esinejate ja teiste oluliste tegurite tarbeks. Transpordikulude eraldi eelarvestamine on kasulik näiteks siis, kui ootamatult saavad nimesildid otsa ja vaja uued osta ning neile järele minna.
7. Vahendus-ja agentuuritasud, kindlustus jms - Siia kulutüübi alla käivad lisaks vahendus- ja agentuuritasudele ning kindlustusele ka autoritasud, erisoodustused, maksud ja müügiload. Kindlustus on kasulik siis, kui on oht, et midagi läheb katki, varastatakse ära vms, et korvata suured kulud või kahjud. Agentuuritasu puhul kehtib tihtipeale töötunnipõhine arveldamine või on tasuks mingi kindel protsent üldeelarvest. See aga oleneb, mille eest agentuur ürituse jooksul vastutab ja millega tegeleb. Jäta meelde, et muusika ja muu autoriõiguseid omava loometöö esitamisel tuleb arvestada autorikaitse ja autoritasudega.
8. Korralduskulud - Enne ürituse korraldamist tuleb vaadata üle oma inimressursid ja panna paika, kas korraldusmeeskonna liikmed töötavad vabatahtlikkuse alusel või saavad ka mingit töötasu. Viimasel juhul tuleb pidada silmas makse, eelkõige sotsiaal- ja tulumaksu. Tihtipeale kasutatakse käsunduslepinguid vabatahtlikkuse baasil töötavate korraldusmeeskonna liikmete puhul. Lisaks käivad korralduskulude alla ka korraldajate ööbimine, toitlustus, transport, sidekulud ja muud võimalikud kulud.
9. Reservvahendid - Ootamatuteks juhtumiteks on vajalik reserveelarve, millest saab katta kõik ettenägematud kulud ja kriisiolukordades tehtud kulutused. Reservvahenditesse soovitatakse planeerida umbkaudu 2-10% oma eelarvest. Reservvahendid tulevad kasuks näiteks siis, kui esineja jääb lennukist maha ja talle on vaja uus pilet osta. Ei ole harv ka juhus, kui osalejaid tuleb oodatust rohkem ja seetõttu on vaja organiseerida lisatransport või tellida juurde toitu.
10. Muud kulud - Siia kulutüübi alla võivad käia mitmesugused väiksemad kulutused, mis teiste tüüpide alla ei liigitu. Näiteks kingitused ja muud meened osalejatele või esinejatele.

Planeeri eelarvesse ka tulud

1. Sponsorid - Sponsoreid on kahte liiki: need, kes toetavad üritust oma teenuste või toodetega, ning need, kes annavad raha. Näiteks kui trükiste firma on üks ürituse sponsoritest, siis eelarve vastavalt kulurealt läheb kohe trükiste tegemine maha. Kindlasti on oluline teada, millal firmad oma eelarved sponsorprojektide jaoks lukku panevad. Tee nimekiri kohtadest, kust on võimalik raha taotleda ning vii ennast kurssi taotlemise tingimustega.
2. Piletimüük - Piletimüügi puhul on tegemist klassikalise tuluteenimise võimalusega. Võib ka müüa grupipileteid ja teha erisoodustusi, näiteks mõnele suuremale firmale saab müüa soodsama hinnaga suure hulga pileteid. Tihti kasutatakse piletimüügis ka erinevaid hinnaklasse vastavalt ajale - alguses on piletihind soodsam, hiljem kallim.
3. Fondid / avalik sektor - Kui tegemist on sotsiaalsete üritustega või üritustega, mille teema või mõni aspekt võiks huvi pakkuda ka fondidele, sihtasutustele ja avaliku sektori institutsioonidele, siis kindlasti tasub ka nendelt toetust taotleda. Toetust võib saada näiteks linna- ja linnaosavalitsuselt või valla- ja maavalitsuselt.
4. Omafinantseering - Teatud ürituste puhul on vajalik ka omafinantseering. Sellisel juhul toetatakse üritust omaenda rahalistest vahenditest.
5. Reklaamimüük - Reklaamimüügi tegemine on levinud viis saada lisatulusid oma üritusele, näiteks bännerite üles panemine, tootepaigutus, erinevate ettevõtete lendlehtede laialijagamine jne. Siia tulutüübi alla võib paigutada ka sündmuse ajal töös olevad ettevõtete boksid või lauakesed, kus firmad saavad ennast ja oma tooteid või teenuseid esitleda ning reklaamida üritusel osalejatele.

Pane paika vastutavad isikud

Kui eelarve on kinnitatud, tuleb kokku leppida ka vastutuse piirid - kes vastutab eelarves püsimise ja jooksva arvepidamise eest ning kui palju on kululiikide lõikes n-ö mänguruumi. Näiteks kui ruumikulusid kokku hoitakse, kas seda saaks lisaesineja jaoks kulutada? Kes otsustab, millised viimase hetke kulutused on vajalikud ja millal on tegemist kriisisituatsiooniga, kui tuleb kasutada reserve? Kõigile neile küsimustele tuleks leida vastus eelarve koostamise ajal.

Lisaks ära unusta maksta makse ja teha selgeks, kas läbirääkimistel arutatakse käibemaksuga summade üle või ilma. Sama lugu on ka töötasude puhul - kas tegemist on neto või bruto summadega? Jälgi hoolega kokkulepitud tasude õigeaegset maksmist - üldreegel on see, et erinevatele koostööpartneritele ja teenusepakkujatele makstakse pärast teenuste osutamist. Esinejate puhul pole aga ebatavaline, et pool esinemistasu ettemaksuna tasutakse.

Käesolev blogi artikkel on koostatud informatiivsel eesmärgil. Kõik antud nõuanded põhinevad Lauluväljaku kogemusel. Konkreetsete äriliste otsuste vastuvõtmisel konsulteerige vastava ala professionaaliga, kes annab nõu, arvestades tegelikke asjaolusid. Lugedes seda juhendit, aktsepteerite, et Lauluväljak ei vastuta võimalike otseste ega kaudsete kahjude eest, mis tulenevad käesoleva blogi kasutamisest. Lugeja vastutab oma otsuste ja tegude eest ise.

Blogi artikkel on kaitstud autoriõigusega ning selle levitamine ja paljundamine, välja arvatud isiklikuks kasutamiseks, on keelatud. Lubatud on blogi artikli kasutamine õppetöös ja raamatukogudes. Blogi artikli tsiteerimine on lubatud koos viitega allikale.