Kuidas muuta koosolekud produktiivsemaks ja põnevamaks?

Ebaproduktiivsed koosolekud on paljudes ettevõtetes märkimisväärseks ajaröövliks. Ometi ei saa koosolekuid ka täitsa pidamata jätta, sest need aitavad meeskonnaliikmetel ühel lainel püsida ja annavad väärtuslikku tagasisidet projektide kulgemise kohta. Järgnevalt leiad ideid, kuidas koosolekud efektiivsemaks muuta ja töötajaid paremini kaasata.

Pane paika konkreetne eesmärk ja kindel ajavahemik ning anna selged juhised

Suur osa edukatest firmadest järgib koosolekute korraldamisel järgmist kolme punkti:

  • igal koosolekul olgu eesmärk ja kava,
  • osalejad saagu selged ülesanded ja ülevaate tegevus- ning ajaplaanist,
  • määratud olgu koosoleku lõpuaeg, et vähendada kasutuid arutlusi (näiteks võite mõnda teemat käsitledes kasutada taimerit, sest ajaline piirang soodustab üldjuhul kiiremini mõtlemist).

Alustage koosolekut füüsilise tegevuse, mängu või üksteise tundma õppimisega

Loovuse turgutamiseks ja inimeste ergastamiseks võid koosolekut alustada füüsilise tegevuse, põneva mängu või vabamas vormis suhtlemisega.

  • Mini korvpallFüüsiline tegevus või mäng – eriti praktiline, kui koosolek toimub näiteks esmaspäeva hommikul, mil mitmed töötajatest alles unega võitlevad. Näiteks võib iga koosoleku alguses kordamööda üks osalejatest mõne minuti jooksul juhendada võimlemist või tantsu. Energiat annab kindlasti ka väike võistlusmoment kui mängida mõnda mängu.
  • Suhtlemine – enne töiste teemade juurde asumist räägi mõni minut osalejatega niisama juttu. Näiteks küsi, mida põnevat keegi nädala jooksul teinud on. See annab võimaluse tiimiliikmeid paremini tundma õppida ja loob vabama õhkkonna, soodustades ideede väljapakkumist ning arutlustes osalemist.

Loo meeldiv keskkond koosoleku pidamiseks

Selleks, et oleks hea kaasa mõelda, jälgi, et täidetud oleksid osalejate põhivajadused. Pikema koosoleku korral tee pause sirutamiseks ja paku jooke. Vaata, et koosolekuruumis oleks normaalne temperatuur, piisavalt hapnikku ning ruumi istumiseks/seismiseks. Miks seismiseks? Lühema koosoleku korraldamine mõnikord püstijalu võib aidata osalejad mugavusstoonist välja tuua ning on abiks „kastist välja” mõtlemisel.

Koosolekud koos väljasõidu või põneva tegevusega

„Kastist välja” mõelda ja uusi ideid genereerida aitab ka keskkonnavahetus. Miks mitte korraldada koosolek või kohtumine kontorist väljas ning see mõne huvitava tegevusega ühildada? Näiteks korraldage ilusa ilmaga koosolek õues, minge pärast koosolekut koos sööma või jalutama. Viimane annab võimaluse ideid ka edasi arutada.

Kui oled koosolekut korraldamas, kutsume Sind uurima ka Lauluväljaku konverentsikeskuses koosoleku korraldamise võimaluste kohta. Valikus on erineva suurusega ruumid nii väiksemate kui ka suuremate koosolekute jaoks; olemas on audio- ja videotehnika ettekannete tegemiseks ning samuti pakub meie toitlustuspartner meeleldi värskendavaid jooke ja suupisted. Soovi korral saad oma ürituse ühildada Tuletorni külastuse või jalutuskäiguga pargis ja mere ääres.

Vaata lisaks: koosolekud ja konverentsid Lauluväljakul, vaatamisväärsused Lauluväljakul.

 

*pildi allikas on conexxion.com e-pood.

Kommenteerimine on suletud