Oled sa kunagi olnud jännis oma ürituse jaoks sobiliku koha leidmisega? Või oled esimest korda üritust korraldamas ega tea, kuidas valida kõikvõimalikest parim? Siin on mõned juhtnöörid, mis võiksid sind koha otsimisel, valikul ning rentimisel aidata!

Oma ürituse jaoks ruumi valides mõtle kõigepealt läbi, mis põhjustel sa ruumi vajad? Koha otsinguid alustades on sul tõenäoliselt juba mingi nägemus üritusest ning selle jaoks vajalikest ruumidest. See määrab kohale ka teatud kriteeriumid. Näiteks autoesitlusel on oluline, et auto mahuks ruumi ära, või kontserdit korraldades on võimalik sinna lava paigutada.

Kui ürituse korraldamine on üks suur pusle, siis koha otsimine ja valik on üks võtmetükikestest, millest sõltuvad paljud teised olulised tegurid. Arvesta, et esimese korraga ei pruugi sobivat ruumi leida ning võimalik, et otsingud jätkuvad teiste tegevuste kõrvalt. Seetõttu tuleb otsimisega alustada nii vara kui võimalik.

Ükski foto ega kirjeldus ei loo ruumidest tegelikku pilti - kindlasti võiks kõik sobilikud kohad läbi käia. Kohaga eelnev tutvumine annab parema ettekujutuse eesolevast üritusest ning aitab veenduda koha sobivuses.

Kust alustada ruumide otsimist? Proovi järgnevaid veebilehti:

• www.firmapidu.ee
• www.pidupaev.ee
• www.seminarroom.eu

Võrdle ja veendu

Sobivaid ruume külastades on tähtsal kohal nende võrdlemine. Ära otsusta kohe esimeses kohas, et selle ruumi suurus ja hind sobib, vaid võrdle ja võta arvesse erinevaid tegureid.

Kohapeal tuleks põhjalikult välja uurida, milliseid lisavõimalusi ruum pakub, kuna sellest sõltub ka teiste koostööpartnerite otsing ja vajadused ning ürituse korraldamise mugavus ja lihtsus. Näiteks tuleks kindlaks teha, kas rendihinna sees on heli- ja videotehnika või tuleb selle jaoks eraldi teenusepakkuja leida. Samuti mõtle sellele, millised on koha kaunistamise võimalused, kas on olemas oma toitlustuspartner ja kas hilisemad koristustööd on samuti hinda arvestatud.

Kuidas erinevaid ruume omavahel võrrelda ja teha teadlik valik? Siin on mõned punktid, mida arvesse võtta:

• Suurus ehk mahutavus - kas on vaja väikest kohta käputäie inimese jaoks või suuremat ala mitmesaja külalise võõrustamiseks?

• Asukoht ja ligipääsetavus - kas koht asub osalejate jaoks mugavas asukohas ning on kergesti ligipääsetav tehnilise personali jaoks? Tehnika rendi puhul on oluline silmas pidada koha iseärasusi ning ligipääsetavust, kuna tehnika on vaja kohale transportida ja üles seada. Lisaks tuleb mõelda, kas ürituse korraldamine Tallinnas on mõttekas, kui kõik kutsutud külalised on hoopis näiteks Põlvast pärit? Samuti tuleb vajadusel organiseerida ratastooliga ligipääs ürituse toimumiskohale.

• Ajaline sobivus - kas koht on vaba ürituse kuupäevadel, aga ka vahetult enne ja pärast, et asjad üles seada ning hiljem maha võtta? Suuremate konverentside ja keerulisemaid lahendusi nõudvate ürituste puhul, kus kasutatakse heli, videot jms, kulub asjade ülesseadmiseks umbes päev. Lihtsamate ürituste korraldamisel võib arvestada mõne tunniga.

• Asjaajamise kiirus ja mugavus - kui sujuv on koostöö? Kas on olemas üks kontaktisik koha poolt, kellega küsimuste ja probleemide puhul suhelda saab? Kas paberimajandus liigub piisavalt kiiresti ning kommunikatsioon on selge ja professionaalne?

• Juriidilised kaalutlused - kas on vajalik leping ja mida see sisaldab? Lepingu puhul tuleks jälgida selle seadusele vastavust, arusaadavat kommunikatsioonikeelt ning täpselt järge pidada kõikide tingimuste osas, mida selles on käsitletud ja mis on kokku lepitud.

• Koostöö partneritega - kui hästi võimaldab renditud koht koostööd erinevate osapooltega (toitlustus, heli- ja valgustehnika, esinejad jne)? Kohast sõltub otseselt see, milliseid koostööpartnereid on veel lisaks vaja, millal, kus täpselt ja kuidas nemad tegutsema peavad enne üritust, ürituse käigus ja pärast üritust.

Arvesse peab võtma ka partnerite vajadused ürituse toimumiskoha osas. Näiteks tuleb kokku leppida ruumide ettevalmistamise, koristamise ja prügi minematoimetamise tegevused koos ajakavaga, ruumi tagastamise protsess, materjalide transport, kadunud ja katkiste asjadega tegelemine ning muu selline. Materjalide transport ja ladustamine tuleb samuti kohaga kokku leppida - kas transporti saab korraldada kohapoolsete koostööpartnerite abil, kus saab materjale ladustada või on vaja ise leida nende teenuste pakkujad?

Mida sisaldab hind?

Süvene sellesse, mida täpselt sisaldab rendikoha hind - tegemist pole enamasti ainult ruumi rendiga, vaid sellega kaasnevad nii lisakulud kui ka hüved. See, mis rendihinna sisse mahub, võib olla väga erinev: ühes kohas saab vaid lageda halli, teises kohas on saadaval mitmed lisateenused ja kaasatud on kogu personal, et viia üheskoos läbi parim üritus. Ole valmis vältimatuteks kulutusteks ja kahjude hüvitamiseks, sest partnerite transpordi järgselt võib tehnika ja muu väärtuslikuga äpardusi juhtuda.

Lisaks oleneb rendikohast ka see, kas pakutakse terviklahendust koos väljakujunenud partneritega või tuleb partnerid kõik ise leida ning nendega eraldi läbi rääkida. Terviklahendusi pakub ka näiteks Tallinna Lauluväljak, mis võttes arvesse tohutut ajaressurssi ning kõikide partnerite ja tegevuste organiseerimiseks kuluvat pingutust, on tihtipeale parim variant nii ajaliselt kui ka rahaliselt.

Asendamatu to-do list

Koosta endale põhjalik kronoloogilises järjestuses olev to-do list. Võta aluseks allolev tegevuste nimekiri:

• Selgita välja, millised on nõudmised ja vajadused ruumile
• Otsi Google’ist välja erinevad võimalused
• Võrdle erinevate kohtade plusse ning miinuseid - lisavõimalused, kohapealsed teenused, mugavused ja võimalikud kitsaskohad
• Lepi kokku külastused/kohtumised parimate valikutega
• Räägi hind peensusteni läbi
• Tutvu juriidilise poolega ja sõlmi leping
• Ole valmis jooksvate küsimuste lahendamiseks ja valmistu ürituseks
• Lahenda koristuse ja prügiga seotud küsimused
• Tagasta ruum samas olukorras, mis rentides
• Organiseeri transport, materjalide vedu või ladustamine

Siin asub väga kasulik materjal edukaks ruumi leidmiseks ja rentimiseks. Tegemist on asjakohase küsimustikuga, mida saab vastavalt enda jaoks kohandada. Kivi kotti!