23 artiklit ürituse korraldajale

Oled korraldamas seminari, kliendiüritust, kontserti, sünnipäevapidu või hoopis koosviibimist sõpradega? Et organiseerimine oleks kergem, panime 23 artiklis kirja kõik peamised asjad, millele mõelda ja mida teha, et sündmus oleks õnnestunud ja meeldejääv ning sa ka ise korraldamist ja pidu nautida saaksid. Näiteks leiad nõuandeid ruumide rentimiseks, kontseptsiooni ja ajakava paikapanekuks, toitlustaja ning teiste koostööpartnerite valikuks ja tagasiside küsimiseks. Oleme välja toonud ka üle 50 tegevuse sündmuse põnevamaks muutmiseks ning üle 300 inspiratsioonipildi sümboolika ja kujunduse valimiseks.

Wp24-blogi

1) Erinevat tüüpi üritused ja sündmused

  • Mille poolest üritused üksteisest erinevad?
  • Kuidas määrata sündmuse eesmärk ja iseloom?
  • 12 enamlevinud ürituse tüüpi koos näidetega

Loe lähemalt: „Milliseid üritusi saab korraldada?”

2) Ürituse korraldaja eeldused

  • Millised omadused ja kompetentsid on edukal ürituse korraldajal?
  • Miks need omadused kasuks tulevad?
  • 9 küsimust kontrollimaks, kas sul on eeldused olla edukas ürituste organiseerija

Loe lähemalt: „Kas sinus on peidus ürituste korraldaja?”

3) Kontseptsioon ja briif

  • Millised on põhilised etapid ürituse korraldamisel?
  • Kriitilised tegurid planeerimisel
  • Hea kontseptsiooni ja briifi osad
  • 15 küsimust kontseptsiooni ja briifi koostamiseks

Loe lähemalt: „Mis on ürituse kontseptsioon ja kuidas koostada briifi?

4) Korraldusmeeskonna moodustamine ja juhtimine

  • Kuidas moodustada edukas korraldusmeeskond?
  • Efektiivse meeskonna tunnused
  • Levinuimad vead meeskondade juhtimisel
  • 6 olulist soovitust, et tagada tulemuslik meeskonnatöö

Loe lähemalt: „Korraldusmeeskonna moodustamise ning juhtimise A ja O”

5) Kommunikatsioon ja reklaam

  • Millised on kommunikatsiooniplaani põhinõuded?
  • Erinevate meediakanalite eelised ja puudused
  • Digitaalmeedia võimalused sündmuse reklaamimisel
  • 3 kasulikku soovitust kommunikatsiooniplaani koostamiseks

Loe lähemalt: „Kuidas korraldada ürituse kommunikatsioon”

6) Ajakava olulisus ja koostamine

  • Ettevalmistamise ja toimumispäeva ajakavad
  • Millal üritus korraldada?
  • Kui pikalt võiksid erinevad üritused kesta?
  • 3 näidisajakava

Loe lähemalt: „Ajakava koostamise kunst”

7) Esinejad ja meelelahutus

  • Kuidas valida ja tellida esinejad?
  • Mida pidada silmas esinejatega suhtlemisel?
  • Tehnilised detailid, heliproov ja lavatagune

Loe lähemalt: „Kuidas korraldada ürituse meelelahutus?”

8) Tegevuskava ja stsenaarium

  • Kuidas koostada ürituse tegevuskava?
  • Mis on stsenaarium?
  • Enamlevinud probleemid ja mustad stsenaariumid
  • 4 olulist punkti meeldejätmiseks

Loe lähemalt: „Tegevuskava – vajalik abimees ürituse korraldamisel”

9) Eelarve koostamine

  • Kuidas koostada eelarvet?
  • 6 põhilist tulu ja 10 põhilist kulu
  • Millistele küsimustele tuleb eelarvet koostades vastused leida?

Loe lähemalt: „Õpi ürituse eelarvet koostama”

10) Sponsorlus ja sponsorite leidmine

  • 4 punkti, mis aitavad sponsorlust planeerida
  • Näited sponsoritest ja nende tingimustest
  • Kuidas pöörduda sponsorite poole ja koostada sponsorlustaotlust?
  • Kommunikatsioon ja järeltegevused sponsoritega
  • 10 ettevõtet, mis sponsoreerivad sündmusi

Loe lähemalt: „Kuidas toimub ürituse sponsorlus?”

11) Kingitused ja auhinnad

  • Kuidas valida sobivad kingitused ja auhinnad?
  • Meenete logistika
  • Auhindade üleandmise ajastamine
  • 7 mõjuva kingituse või auhinna tunnust

Loe lähemalt: „Vali oma üritusele meeldejäävad kingitused ja auhinnad!”

12) Kutsed ja nende koostamine

  • Kutse koostamise kunst
  • Miks määrata külaliste eest vastutaja?
  • Millised on ametlike kutsete nõuded?
  • Millal kutse saata ja mis on R.S.V.P?
  • 6 + 3 asja, mis peab kutsele märgitud olema

Loe lähemalt: „Külalise jaoks algab üritus kutsest”

13) Tagasiside küsimine ja selle vajalikkus

  • Erinevad tagasiside küsimise meetodid
  • Millal on õige aeg tagasisidet küsida ja kuidas külalisi vastama motiveerida?
  • Kuidas kasutada saadud tagasisidet?
  • 6 punkti, mis võiks olla heas tagasisideankeedis

Loe lähemalt: „Ja kuidas sulle meeldis?”

14) Koha rentimine

  • Kust alustada ruumide otsimist?
  • Kuidas erinevaid kohti omavahel võrrelda ja valik teha?
  • Mis tavaliselt ruumide rendi hinnas sisaldub?
  • 11 tegevust kronoloogilises järjekorras ruumide rentimiseks

Loe lähemalt: „Korralda üritus sobilikus kohas!”

15) Toitlustus ja ruumikujundus

  • Mis kasu saab korraldaja toitlustuse ja ruumikujunduse organiseerimisest?
  • Millal on toitlustuse korraldamine mõistlik?
  • Kui palju maksab catering teenus?
  • Millist informatsiooni vajavad toitlustus- ja kujunduspartner?
  • 6 soovitust sobiva toitlustaja valikuks

Loe lähemalt: „8 küsimust üritusele toitlustuse ja ruumikujunduse valikuks”

16) Inspiratsioonigalerii ja nõuanded ürituse kujundamiseks

  • Kuidas valida sobiv sümboolika?
  • Ideed kutsete, ruumide, meenete, toidulaua ja lava kaunistamiseks
  • Lambid, küünlad ja valgustuse ohutus
  • Inspiratsioonigaleriid Tallinna Lauluväljaku Pinteresti kontol

Loe lähemalt: „330 inspireerivat pilti ürituse kujundamiseks”

17) Load ja lepingud esinejate ning koostööpartneritega

  • Milliseid lubasid on vaja taotleda?
  • 9 enamlevinud lepingut ürituse organiseerimisel
  • Mis on raider?
  • Näited Eestis esinenud välisartistide erisoovidest
  • 16 kasulikku linki lubade taotlemiseks ja lepingute sõlmimiseks

Loe lähemalt: „Staaride uskumatud erisoovid ja muud nõuded, mida ürituse korraldaja täitma peab”

18) Turvamine, piiramine ja esmaabi

  • Kuidas tagada osalejate turvalisus?
  • Kuidas valida sobiv turvafirma ja mitu turvameest tellida?
  • 4 enamlevinud viga sündmuse turvamisel
  • Ürituse ala piiramine
  • Millal on vajalik esmaabi brigaadi kohalolek?

Loe lähemalt: „Kuidas vältida enamlevinud vigu ürituse turvamisel?”

19) Rõivahoid ja stiilipeod

  • Kuidas valida stiilipeole kostüüm?
  • 6 kostüümilaenutust Tallinnas
  • Inspiratsioonigalerii kostüümi valimiseks
  • Mida teha, kui toimumiskohas pole riidehoidu?
  • 9 punkti garderoobi ja riidehoiu planeerimiseks

Loe lähemalt: „Mida üritusele selga panna ja kuidas lahendada ürituse riidehoid?”

20) Piletite müük, kontrollimine ja tagastamine

  • Piletite hinna määramine
  • Kuidas korraldada eelmüük ja millal sellega alustada?
  • Piletite müük toimumiskohas ja kontrollimine sissepääsu juures
  • Kuidas VIP-pakettide ja loosimistega müügitulu suurendada?
  • 5 piletimüügi vahendusplatvormi

Loe lähemalt: „Kuidas korraldada edukas ürituste piletite müük?”

21) Toimumiskoha koristamine, prügikastid ja tualetid

  • 8 küsimust, mis aitavad määrata koristamise ja tualettide vajaduse
  • 9 punkti tegevuskava ja detailide paikapanekuks
  • Mida arvestada koostööpartnerite valikul?
  • Vabatahtlike kasutamine koristajatena

Loe lähemalt: „Mida teha, et sündmusejärgne koristamine oleks kiire ja lihtne?”

22) Majutus ja transport

  • Miks tasub majutust ja transporti korraldada?
  • 4 lahendust ööbimise organiseerimiseks
  • 5 võimalust külaliste, korraldajate ja esinejate transportimiseks
  • Ettevõtted, mida soovitame transpordipartneriteks

Loe lähemalt: „2 lisaväärtust, mis aitavad sinu sündmust paremini müüa”

23) Õpitoad, seltskonnamängud ja muud tegevused

  • 15 toidu valmistamise ja jookide degusteerimise võimalust
  • 15 adrenaliinilaenguga ettevõtmist
  • 9 tegevust loodus- ja loomasõpradele
  • 11 harivat ja huvitavat grupitegevust
  • Seltskonnamängud ise korraldamiseks

Loe lähemalt: „50 tegevust, mis muudavad su ürituse põnevamaks”

Kokkuvõte

Osalejate ja korraldusmeeskonna rahulolu on üks olulisemaid sündmuse õnnestumise kriteeriumeid. Seega on oluline sündmust organiseerides peaaegu igal sammul silmas pidada, kellele ja miks sa üritust korraldad. Alusta kontseptsiooni, tegevuskava, korraldusmeeskonna ja eelarve paikapanekust. Seejärel vali välja toimumiskoht ja -aeg, leia sobivad koostööpartnerid ning saada välja kutsed. Lõpetuseks küsi ka tagasisidet, et oskaksid järgmisel korral veelgi parema sündmuse korraldada.

Kommenteerimine on suletud