10 soovitust ürituse tegevus- ja ajakava koostamiseks

Meie kogemus on näidanud, et peaaegu igal edukal üritusel on ajakava. Hästi koostatud ajakava sisaldab olulisi verstaposte alates ürituse idee tekkimisest ja kontseptsiooni loomisest kuni ürituse järeltegevusteni. Kava aitab vältida unustamisi ning vigu ja kogu korraldusmeeskonda asjade käiguga kursis hoida. Kuidas aga alustada ürituse ajakava koostamist, millele seejuures tähelepanu pöörata ja kuidas määrata ürituse toimumisaega ning kestust? Järgnevad soovitused on abiks nii ürituse tegevus- kui ka ajakava kokkupanemisel.

1. Ürituse toimumisaeg sobigu võimalikult paljudele nendest, keda osalema ootad

Ürituse toimumisaja määramine on kriitilise tähtsusega, sest selle mittesobimine sihtgrupile või kattumine teiste populaarsete üritustega, võib osalejate arvu oluliselt vähendada. Kuupäeva valikul võta arvesse järgmisi tegureid:

  • Kas see sobib võimalikult paljudele inimestele, keda osalema ootad
  • Kas samal ajal toimub teisi sarnaseid üritusi, mis sihtgruppi kõnetada võivad?
  • Kui pikk on üritus ja milline on selle eesmärk?
  • Kus üritus toimub ja kui kaua võtab keskmisel osalejal sinna tulemine aega?

Näiteks sünnipäeva- ja pulmapidudeks ning messideks on üldjuhul parim aeg nädalavahetus, konverentsideks sobivad hästi töönädala keskmised päevad ning firmapidudeks reede õhtud.

2. Kestust planeerides arvesta toimumiskoha ja ürituse tüübiga

Ürituse kestust planeerides mõtle kõigepealt sellele, mis tüüpi üritusega on tegemist ja kus see toimub. Näiteks kui üritus eeldab osalejatelt pikemat kohalesõitu, tasub seda arvesse võtta nii algusaja kui ka kestuse määramisel (väga lühikese ürituse pärast ei pruugi paljud pikka sõitu ette võtta). Kestust mõjutab ka ürituse algusaeg, nädalapäeva õhtutel toimuvad üritused on üldjuhul lühemad kui nädalavahetuse hommikul/päeval algavad.
Näiteks ühepäevased konverentsid kestavad tavaliselt kuni 8 tundi, kliendiüritused jäävad tavaliselt 3 tunni piiresse, erinevad peod ning meelalahutuse üritused kestavad kuni 6 tundi.

3. Määra töörühm, kes ürituse tegevus- ja ajakava läbi arutab

Üksinda aja- ning tegevuskava koostades ei pruugi kõik asjad meelde tulla, mistõttu on suuremaid üritusi korraldades mõistlik selleks töörühm kokku panna. Koostage grupiga ajakava nii ürituse korraldamiseks, ürituse toimumispäevaks kui ka järeltegevusteks. Tegevusplaanis tasub iga ülesande juurde kirja panna ka tähtaeg ja vastutav isik.

4. Toimumispäeva kava koostamisel pea silmas ürituse eesmärki ja osalejate iseärasusi

Toimumispäeva kava paika pannes võta arvesse nii sündmuse eesmärki kui ka publiku iseärasusi: vanus, kultuuritaust, haridustase, töövaldkond jms. Osalejate ja nende eelistuste kaardistamine on eriti oluline ürituse meelelahutuse planeerimisel. Kui aga tegemist on konverentsi või seminariga, mängib lisaks ürituse kavale olulist rolli ka näiteks networking, mistõttu tasub jätta rohkem pause ja soodustada osalejate omavahelist suhtlemist.

5. Ajakava olgu paindlik

Kui sul ürituse aja- ja tegevuskava esialgsel planeerimisel veel kõiki tegevusi ning nende kestusi täpselt paigas pole, tasub need siiski kirja panna. Hiljem saad uue informatsiooniga plaani täiendada ja ajakava veelgi täpsemaks muuta. Lisaks jäta kavasse varuaega, sest ette võib tulla ootamatusi ja asjad ei pruugi planeeritult minna. Samuti võib ülesandeid jooksvalt juurde tulla. Mida rohkem tegevusi ajakavas on ja erinevaid osapooli ürituse korraldamisse kaasatud, seda suurema puhverajaga tasub arvestada.

6. Jäta ürituse kavasse piisavalt pause

Varuaeg ja pausid ei ole oluliselt ainult ürituse eeltegevusi planeerides, vaid ka toimumispäeval. Praktika näitab, et liiga tihe ajakava lämmatab ürituse. Sageli planeeritakse kavasse liiga palju tegevusi, kartuses, et muidu hakkab inimestel igav. Kui inimesed peavad aga ühelt ettekandelt teisele kiirustama, ilma et neil jääks aega rahulikult vestelda või vahepeal tualetis käia, siis kindlasti kannatab selle all üritusega rahulolu. Kui üritus kestab üle mõne tunni, jäta aega ka söögi- ja kohvipauside jaoks.

7. Alusta ettevalmistustega varakult ja pane ajakavas paika ka väiksemad tegevused

Ürituse organiseerimisega tasub alustada võimalikult varakult. Nii jääb sündmuse läbimõtlemiseks ja organiseerimiseks rohkem aega ning seda saadab tõenäoliselt suurem edu.
Kui oled olulisemad broneeringud ära teinud ja ajakava paika pannud (näiteks ruumide rent, transpordi ja majutuse korraldamine jms), siis pööra tähelepanu ka pealtnäha väiksematele detailidele. Näiteks määra algusaeg ja kestus järgmistele tegevustele:

  • ruumide kaunistamine ja mööbli paigutamine;
  • tehnika paigaldamine, testimine ja heliproovid;
  • toitlustuse ettevalmistamine ja söökide lauale sättimine;
  • üritusejärgne koristus.

Keerulisema ürituse ja mitme esineja puhul tasub lisaks heliproovile teha ka n-ö ürituse läbimäng ehk peaproov. Seejuures ära unusta ka puhveraega, et vajadusel proovi käigus kerkinud probleeme lahendada. Kõik proovid ja toimetused võiksid tehtud saada vähemalt 45 minutit enne külaliste saabumist.

8. Kõigil meeskonnaliikmetel olgu ajakavast hea ülevaade

Hoia ürituse korraldusmeeskond ajakavaga kursis ning kui teed ajakavas muudatusi, siis ära unusta teisi sellest teavitada. Nii on organiseerijad üksteise tegemistega kursis, koostöö sujub ladusamalt ning kõigil on ülevaade projekti seisust.

9. Kontrolli regulaarselt ajakava täitmist ja tee vajadusel muudatusi

Ehk oled kuulnud, et üritusi korraldades jääb tihtipeale n-ö „üks päev puudu”. Selle vältimiseks on väga oluline pidevalt ajakava täitmist jälgida ning kui miski on kauem aega võtnud või nihkunud, tuleb ajakava kriitilise pilguga üle vaadata ja vajadusel muudatused teha. Kuna ürituse algust tavaliselt edasi lükata ei anna, võib see tähendada lisajõudude kaasamist või mõne planeeritud tegevuse ärajätmist.

10. Mõtle ka järeltegevustele

Üldjuhul ei lõpe üritus viimase külalise lahkumise ega ruumide koristusega. Juba enne ürituse algust võiks tegevuskavasse planeerida ka järeltegevused:

  • osalejatelt tagasiside küsimine;
  • sündmuse kajastus, veebilehele piltide lisamine jms;
  • arvete maksmine ning meeskonna ja koostööpartnerite tänamine;
  • vajadusel piletitulu pealt maksude tasumine;
  • kokkuvõtete tegemine.

Kokkuvõte

Ürituse kuupäeva, alguse ja kava paikapanemisel arvesta nii ürituse eesmärgi, iseloomu, osalejate kui ka toimumiskohaga. Tegevus- ja ajakava koostades on oluline jätta piisavalt varuaega ning samas pidevalt kava täitmist kontrollida. Kavas peaks olema toodud nii ürituse organiseerimine, toimumispäev kui ka järeltegevused, seejuures ülesannetele määratud tähtajad ja nende eest vastutajad. Mida paremini kogu meeskond tegevuskavaga kursis on, seda tõenäolisemalt läheb ürituse korraldamine ja läbiviimine ladusalt ning edukalt.
Lisalugemist: „Kuidas moodustada ürituse korraldusmeeskond ja tagada selle efektiivsus?

Kommenteerimine on suletud