10 asja, mida peoruumide rentimisel silmas pidada

blogiSobiva peoruumi rent on üks olulisemaid otsuseid, mis ürituse korraldajal vastu võtta tuleb. Hästi valitud toimumiskoht lihtsustab oluliselt sündmuse läbiviimist ning aitab seda meeldejäävamaks ja nauditavamaks muuta. Siin on 10 asja, mida silmas pidades õnnestub sul just selline, endale meelepärane, peoruum valida.

1. Personaalne lähenemine

Kas sulle meeldiks tunda ennast kui kõige tähtsam klient, kelle kõigile küsimustele leitakse vastused? Kellele ollakse abiks koostööpartnerite valimisel, ruumide kaunistamisel, toitlustuse korraldamisel jne – kõik, mis vaja. Tegemist ei ole üldse unistuse, vaid lihtsalt seatud kriteeriumitega.

Tõenäoliselt saad juba esimese kontakti käigus aimu, kui palju panustab peoruumide renti pakkuv ettevõte klientidega suhtlusesse. Vali teenusepakkuja, kellega suhtlemine sisendab sinusse kindlustunnet, et ürituse korraldamine möödub ladusalt ja ta on sulle vajadusel igal sammul toeks. Positiivse kogemuse saamiseks loe klientide tagasisidet ja uuri, kes sinu üritusega tegelema hakkaks. Näiteks Tallinna Lauluväljaku projektijuhtidega saad tutvuda siin: Paula, Heli ja Angela.

2. Koha lugu lisab üritusele põnevust

Toimumispaigale lisavad väärtust seal varasemalt toimunud üritused ja viibinud inimesed. On suur vahe, kas korraldad ürituse lihtsalt ruumides või kohas, millel on rääkida oma lugu, kus inimesed saavad tunda ennast vabalt ja soovi korral ka väljas jalutada. Ruume üle vaadates pööra tähelepanu sellele, kas õue astudes vaatab vastu kõrvalhoone kivimüür või avaneb ilus vaade pargile, veekogule, linnapanoraamile.

Meenuta, millised mälestused ja sündmused seostuvad sulle pakutavate ruumidega ja millist emotsiooni need sinus tekitavad. Põneva ajalooga koht on lisaargumendiks ka pidu reklaamides ja sellele kutseid saates. Näiteks kui me lauluisa Gustav Ernesaksa järgi nime saanud Café Gustavit tutvustame, tekitab kuulajates elevust teadmine, et see oli kontsertide eel isiklikuks ruumiks nii Madonnale kui ka Robbie Williamsile.

3. Läbimõeldud kujundus pakub silmailu

Omanäoline ruumikujundus, läbimõeldud kaunistused ja meeleolu loov valgustus – paindliku toimumiskoha võimalused on peaaegu piiritud. Võid muuta ruumid elegantseks talvevõlumaaks, luua muinasjutulise linna sünnipäeva tähistamiseks või hoopis hirmuäratava tondilossi Halloweeni peoks. Enne peoruumide rentimist uuri, millised on sisekujunduse võimalused ja kas rendileandja on valmis dekoreerimisel abistama.

Hulgaliselt ideid leiad siit: „30 inspireerivat pilti ürituse kujundamiseks".

4. Toitlustuse võimalused ja paindlikkus

Paljudes kohtades kaasneb peoruumide rentimisega kohustus toit kohapealt tellida või tuleb kasutada kindlat catering firmat. Kui määratud toitlustuspartner ongi sinu esimene eelistus, ei ole see muidugi probleemiks, aga tihtipeale on palju lihtsam ja mõnusam, kui saad toitlustaja ise valida. Eriti oluline on see juhul, kui peole on oodata allergikuid, taimetoitlaseid või muude erisoovidega külalisi. Näiteks Lauluväljakul üritust korraldades on sul selles osas täiesti vabad käed – võid söögid-joodi ise kaasa võtta, tellida omale meelepärase catering firma või jätta toidu organiseerimise täielikult meie projektijuhtide ja partnerite kanda, kes vastavalt ürituse iseloomule ja eelarvele sobivad lahendused välja pakuvad.

5. Lihtne partnerlus kõige vajaliku hankimiseks

Suurema peo korral on lisaks toitlustajale veel mitmeid teisigi partnereid vaja – kedagi, kes paigaldab heli- ja valgustehnika, mööbli, tagab külaliste turvalisuse jne. Kui ürituste korraldamine ei ole sinu igapäevane tegevus, on vajaduse hindamine aga üpris keeruline. Siinkohal on hea, kui peoruumide renti pakkuval asutusel on kindlad ja usaldusväärsed koostööpartnerid, kes on kursis ruumide iseärasustega ja oskavad juba osalejate arvu ning ürituse kava järgi kõik vajaliku organiseerida. Plussiks on ka see, kui saad vajaliku tehnika ja mööbli kohapealt. Tulles tagasi esimese punkti juurde – kui tunned, et peoruumide rendileandja on igal sammul sinu jaoks olemas, ei pea sa iga pisidetailiga ennast ise kurssi viima, vaid saad paljud küsimused toimumiskoha ja koostööpartnerite hooleks jätta.

6. Meelelahutus ja emotsiooni tekitamine ehk kuidas muuta pidu meeldejäävaks

Emotsioon on see, mis meelde jääb. Kuigi külastajad võivad nautida hõrke maitseelamusi ja imetleda imeilusad dekoratsioone, siis tavaliselt nendest üksinda ei piisa, et sinu pidu ka aastaid hiljem meenutataks. Uuri teenusepakkujalt, milliseid meelelahutuse võimalusi ruumid võimaldavad ja ta pakub. Näiteks kas ollakse abiks esinejate tellimisel või aktiivse meelelahutuse korraldamisel? Vaata ideid ja nõuandeid ka siit: „50 tegevust, mis muudavad su ürituse põnevamaks”.

7. Lastenurk ja erivajadustega külalised

Peoruumide rentimisel pea silmas ka külaliste erivajadusi ja -soove. Näiteks kui koos täiskasvanutega on üritusele oodata lapsi, siis võiks neile eraldi nurgake mängimiseks ja ajaveetmiseks olla. Kui seltskonnas on ratastoolis inimesi, kontrolli et toimumiskohas oleksid kaldteed liikumise hõlbustamiseks jne. Valides ruumid, mis aitavad kõigi vajadustega arvestada, saavad peokülalised ennast üritusel hästi ja mugavalt tunda.

8. Telk loob lisavõimalusi ja päästab peo vihmasaju korral

Kui sul jääb puudu ruumidest või soovid väliüritust ilmamuutuste eest kaitsta, siis heaks abinõuks on peotelgi kasutamine. Peoruum ei pea olema kapitaalehitis ja tänapäevased telgid ei ole üldse enam n-ö säästulahendus, vaid telki saab paigaldada korraliku põranda, tehnika jne – nagu siseruumidessegi. Lisaks saab telgid tunnelite abil üksteise või siseruumidega ühendada. See võimaldab peokülalistel varjuda nii vihmasaju kui ka liialt ereda päikese eest. Peotelki saad kasutada ka asjade ladustamiseks ja garderoobina. Loe erinevatest võimalustest ja kasutamise nippidest lähemalt siit: „Peotelk loob lisavõimalusi ja kaitseb ilmamuutuste eest”.

9. Peoruumide rent ja varjatud kulud

Kindlasti ei soovi sa ürituse järel ootamatut lisaarvet saada või juba näiteks ürituse toimumise päeval avastada, et midagi tähtsat on puudu ja selle saamiseks tuleb juurde maksta. Iga teenusepakkuja kasutab hinnastamisel oma loogikat ja süsteemi, sellepärast on oluline, et kontrolliksid hinnapakkumused hoolega üle ning pööraksid tähelepanu igale reale, mitte ei võrdleks vaid lõppsummat. Kui teed endale selgeks, mis iga pakkumuse lõpphinnas sisaldub ning mille eest tuleks juurde maksta, oskad pakkumusi paremini võrrelda ja saad vältida varjatud kulusid.

10. Lihtsuses peitub võlu

Kas sul on idee oma peo jaoks, kuid ei tea täpselt, kuidas seda ellu viia? Jaga oma mõtteid peoruumide renti pakkuva ettevõttega juba esimesel kontaktivõtul. Väärt partner pakub lahendusi, kuidas sinu ideid ellu viia. Abivalmid projektijuhid toetavad su mõttekäiku ja ei eelda, et sa ise kõigi ürituse organiseerimise detailidega kursis oled. Ürituse korraldamine tasemel partneriga tähendab minimaalselt bürokraatiat ja maksimaalselt asjatundlikkust. Kui potentsiaalne koostööpartner jätab sulle just sellise mulje, oled tõenäoliselt sobiva peo toimumiskoha leidnud.

Peoruume valides tutvu ka Tallinna Lauluväljaku võimalustega (ruumide rent Lauluväljakult) ning küsi parimat pakkumist meie projektijuhtidelt.